Orders die niet meer met de hand overgetypt hoeven
Bestellingen komen binnen via mail, via de telefoon, via een formulier of een PDF, en iemand tikt ze vervolgens met de hand over in het systeem. Dat kost tijd, het gaat af en toe mis, en op drukke dagen ontstaat er een stapel. Wij bouwen een tool die de orderintake op één plek vastlegt, controleert op fouten en klaarzet voor verwerking.
Waar het misgaat bij handmatig overtypen
Elke order die iemand overtikt is een moment waarop een cijfer, een aantal of een adres verkeerd kan gaan. Op rustige dagen valt dat mee, maar juist als het druk is stapelt het zich op en glippen er fouten doorheen.
Daar komt bij dat de informatie verspreid staat: een deel in de mail, een deel in een lijst, een deel in iemands hoofd. Niemand ziet in één oogopslag wat er nog open staat.
Wat de tool doet
Vastleggen
Binnenkomende orders komen op één plek terecht, in een vast formaat, ongeacht of ze per mail of formulier binnenkwamen.
Controleren
De tool controleert op ontbrekende of onlogische gegevens, zodat een order niet half wordt doorgezet.
Doorzetten
Een gecontroleerde order staat klaar voor verwerking of gaat, waar mogelijk, door naar je bestaande systeem.
Bewust geen zwarte doos
We framen dit niet als een slim automatisch brein dat alles zelf beslist. Het is een heldere tool die de stappen die jullie nu handmatig doen, ondersteunt en controleert, zodat mensen zich op de uitzonderingen kunnen richten.
Moet de order uiteindelijk in een ander pakket landen? Dan kijken we naar een koppeling; zie ook onze pagina over een API-koppeling tussen twee systemen.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met orders die per mail of PDF binnenkomen?
Ja. We kijken naar hoe jullie orders nu binnenkomen en leggen die op één plek vast in een vast formaat.
Vervangt dit ons ordersysteem?
Niet noodzakelijk. Vaak zit de winst in de intake ervoor: vastleggen en controleren, en daarna doorzetten naar wat jullie al gebruiken.
Beslist de tool zelf dingen over onze orders?
We houden het bewust transparant. De tool ondersteunt en controleert; mensen houden de regie, zeker bij uitzonderingen.
Kan het gekoppeld worden aan ons huidige systeem?
Als jullie systeem een koppeling toelaat, kan dat. We bekijken de mogelijkheden in het gesprek.
Hoe zit het met foutcontrole?
We spreken samen af welke controles zinvol zijn: verplichte velden, aantallen, bekende klanten. De tool bewaakt die.
Wat kost zo'n intake-tool?
Dat hangt af van je orderstroom en gewenste controles. Plan een gesprek, dan brengen we het in kaart.
Je orderstroom laten bekijken?
Vertel ons hoe orders nu binnenkomen en waar het knelt. We kijken samen wat een intake-tool voor jullie zou schelen.
