Overzicht voor een service desk die uit de mailbox is gegroeid
Vragen komen binnen via een gedeelde mailbox, de telefoon en een chat, en het team houdt de status bij in het hoofd of in een spreadsheet. Dan is het lastig zien wat open staat, of een afspraak dreigt te verlopen, en welke vragen elke week terugkomen. Wij bouwen een tool die dat overzichtelijk maakt, precies op maat van hoe jullie support werkt.
Wanneer een gedeelde mailbox tekortschiet
- Twee mensen antwoorden per ongeluk op dezelfde vraag, of niemand pakt hem op.
- Je ziet niet in één oogopslag wat open staat en hoe lang al.
- Afspraken over reactietijd zijn er wel, maar je kunt er niet op sturen.
- Dezelfde vragen komen steeds terug, maar het antwoord staat nergens centraal.
Wat we bouwen
Tickets en status
Elke vraag wordt een ticket met een eigenaar en een status, zodat niets tussen wal en schip valt.
SLA-zicht
Zie welke tickets binnen de afgesproken tijd moeten en welke dreigen te verlopen, zodat je kunt sturen.
Kennisbank
Leg antwoorden op terugkerende vragen op één plek vast, zodat het team niet steeds het wiel opnieuw uitvindt.
Aansluiten op jullie manier van werken
We beginnen bij hoe jullie support nu loopt: welke kanalen, welke soorten vragen, welke afspraken. Daaruit volgt een tool die het team helpt in plaats van er nog een systeem bij.
Komen vragen ook uit een ander pakket of moet er iets teruggekoppeld worden? Dan kijken we naar een koppeling.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit een groot ticketsysteem?
Niet per se. Voor veel teams is een gerichte tool op maat lichter en beter passend dan een zwaar standaardpakket.
Kunnen vragen uit onze gedeelde mailbox erin?
We kijken naar jullie kanalen en hoe we die het beste samenbrengen tot overzichtelijke tickets.
Kunnen we op reactietijden sturen?
Ja. We maken zichtbaar welke tickets binnen de afgesproken tijd moeten en welke dreigen uit te lopen.
Hoe werkt de kennisbank?
Antwoorden op terugkerende vragen komen op één plek, zodat het team ze snel kan vinden en hergebruiken.
Kan het koppelen met andere systemen?
Als die een koppeling toelaten, kan dat. Zie ook onze pagina over een API-koppeling tussen twee systemen.
Wat kost zo'n tool?
Dat hangt af van je kanalen en wensen. Plan een gesprek, dan brengen we het samen in kaart.
Je support laten bekijken?
Vertel ons hoe vragen nu binnenkomen en waar het overzicht ontbreekt. We kijken samen wat een tool op maat zou schelen.
