SPF
Een lijst van servers die namens jouw domein mogen versturen. Staat de verzender er niet in, dan is dat een sterk signaal dat het niet klopt.
E-mails versturen vanuit je app
Bijna elke app verstuurt mail: een bevestiging, een wachtwoordherstel, een melding. Het versturen zelf is een paar regels code. Dat de mail ook aankomt, is een ander verhaal, en het is een van de vaakst overgeslagen onderdelen van een eerste versie.
01/06
Waarom je mail in spam belandt
Ontvangers vertrouwen afzenders die bewijzen dat ze mogen versturen.
Grote mailproviders krijgen enorme hoeveelheden ongewenste post en zijn daarom streng. Ze kijken of de afzender aantoonbaar toestemming heeft om namens jouw domein te versturen, of het verzendende systeem een goede reputatie heeft, en hoe ontvangers eerder op jouw mail reageerden.
Een nieuwe app scoort op alle drie slecht: geen instellingen, geen historie, geen reputatie. Het gevolg is dat de wachtwoordherstelmail die je zelf keurig ontvangt, bij een deel van je gebruikers in de ongewenste map komt. Die gebruikers melden dat niet, ze haken af.
De oplossing is niet betere tekst maar de juiste instellingen op je domein plus versturen via een partij die daar goed in is. Dat is een half uur werk en het is het verschil tussen mail die aankomt en mail die verdwijnt.
02/06
De drie instellingen die het meeste doen
Records op je domein die aan ontvangers bewijzen dat jij het bent.
DKIM
Een digitale handtekening op elke mail. De ontvanger controleert die tegen een sleutel op jouw domein en weet dan dat de mail onderweg niet is aangepast.
DMARC
Je instructie aan ontvangers over wat er moet gebeuren als SPF of DKIM niet klopt, plus rapportage over wie er namens jouw domein verstuurt. Begin mild en scherp het aan.
03/06
Wat er verder misgaat
Vijf dingen die we in de praktijk het vaakst tegenkomen.
- Versturen vanaf je applicatieserver. Die heeft geen reputatie en zit vaak in een adresbereik dat providers wantrouwen. Gebruik een verzenddienst; dat is meestal gratis tot een flink aantal berichten.
- Een afzender zonder postbus. Een adres waar niemand op antwoordt is een slecht signaal en het frustreert gebruikers die gewoon terugmailen. Gebruik een adres dat bestaat en waar iemand kijkt.
- Bounces negeren. Blijf je sturen naar adressen die niet bestaan, dan daalt je reputatie snel. Verwerk harde bounces door dat adres te markeren en niet opnieuw te proberen.
- Nieuwsbrief en systeemmail door elkaar. Klaagt iemand over je nieuwsbrief, dan raakt dat de reputatie waarmee je ook wachtwoordherstel verstuurt. Scheid die twee stromen, bij voorkeur op een subdomein.
- Alleen in je eigen inbox testen. Dat jij hem krijgt zegt niets. Test naar minstens een Gmail-, een Outlook- en een zakelijk adres, en kijk of hij in de hoofdmap belandt.
04/06
Voor een eerste versie
Wat je meteen regelt en wat kan wachten.
Wel meteen
- Versturen via een verzenddienst in plaats van je eigen server.
- SPF, DKIM en DMARC op het domein waarmee je verstuurt.
- Een afzenderadres dat bestaat en gelezen wordt.
- Een test naar drie verschillende soorten mailboxen.
Kan later
- Een uitgebreide sjabloonbibliotheek in je huisstijl.
- Meertalige mails, tenzij je doelgroep dat nu al vraagt.
- Een eigen voorkeurencentrum voor meldingen.
- Een apart subdomein per soort bericht.
05/06
Wat we op een bouwdag doen
Werkende mail met de juiste instellingen kost een uur, mits je bij je domein kunt.
Op de dag zelf koppelen we een verzenddienst, zetten we de records klaar en versturen we een testmail naar een paar verschillende providers. Het enige wat we van jou nodig hebben is toegang tot de DNS-instellingen van je domein, of iemand die dat voor je kan aanpassen. Zonder die toegang blijft het bij mail die vanaf een ander domein vertrekt.
Verder houden we het aantal soorten berichten klein. Een bevestiging en een wachtwoordherstel zijn genoeg om te testen of je stroom klopt. Meldingen, herinneringen en samenvattingen komen later, als je weet welke daarvan gebruikers echt willen.
Eén ding bouwen we altijd in: elke verstuurde mail wordt gelogd. Als een gebruiker later zegt dat hij niets heeft ontvangen, wil je kunnen zien of hij is verstuurd, afgeleverd of geweigerd. Zonder dat spoor is dat gesprek onmogelijk.
06/06
Veelgestelde vragen
Waarom komt mijn mail in de spamfolder?
Meestal omdat je domein niet bewijst dat de verzender namens jou mag versturen, of omdat je vanaf een server verstuurt zonder reputatie. SPF, DKIM en DMARC instellen en via een verzenddienst versturen lost het overgrote deel op. Tekst en opmaak spelen een veel kleinere rol dan mensen denken.
Wat is het verschil tussen SPF, DKIM en DMARC?
SPF zegt welke servers namens jouw domein mogen versturen. DKIM zet een handtekening op de mail zodat de ontvanger kan controleren dat hij onderweg niet is gewijzigd. DMARC vertelt de ontvanger wat te doen als een van beide niet klopt, en stuurt je rapportages. Je hebt ze alle drie nodig.
Moet ik een aparte dienst gebruiken of kan het vanaf mijn server?
Gebruik een verzenddienst. Zij onderhouden de reputatie van hun verzendende servers, verwerken bounces en klachten en geven je inzicht in wat er is afgeleverd. Voor de aantallen van een eerste versie is dat bij de meeste aanbieders gratis of goedkoop.
Wat is het verschil tussen systeemmail en nieuwsbrieven?
Systeemmail is een reactie op iets wat de gebruiker zelf deed: een bevestiging, een wachtwoordherstel. Nieuwsbrieven zijn marketing en vragen om toestemming en een afmeldmogelijkheid. Houd ze gescheiden, want klachten over het ene beschadigen de aflevering van het andere.
Hoe weet ik of mijn mail echt aankomt?
Kijk naar de cijfers van je verzenddienst: afgeleverd, geweigerd, geopend. Test daarnaast naar meerdere soorten mailboxen, want providers verschillen sterk. Je eigen inbox is de slechtste graadmeter die er is.
Wat doe ik met adressen die blijven bouncen?
Harde bounces markeer je en daar stuur je niets meer naartoe. Blijven proberen kost je reputatie en dus de aflevering bij gebruikers die wel bestaan. De meeste verzenddiensten houden zo'n lijst automatisch bij als je hun webhooks verwerkt.
