01
Eén soort vraag eerst
De vraag die het vaakst binnenkomt en waarvan het antwoord vastligt. Daar is het concept het vaakst goed en de meting het duidelijkst.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan AI die e-mails opstelt en klaarzet in één dag?
Ja, voor één mailbox en één soort vraag. Een binnenkomende e-mail krijgt een conceptantwoord in jullie toon, opgesteld uit de mail zelf, de eerdere berichten en wat jullie over het onderwerp hebben vastgelegd, en dat concept staat klaar in de mailbox. De medewerker leest, past aan en verstuurt. Wat erbuiten valt, is versturen zonder mens. De vraag die de dag beantwoordt, is of de concepten goed genoeg zijn dat er alleen nog gecontroleerd wordt.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat er eigenlijk wordt gevraagd
Niet of een model een nette mail kan schrijven, maar of het antwoord klopt, klinkt als jullie en zo vaak goed is dat lezen sneller is dan zelf schrijven.
Een klantenservice, een secretariaat, een verhuurder: de helft van de mail is een vraag die vorige week ook al is gesteld. Is het op voorraad, wanneer komt de monteur, kan ik de afspraak verzetten. Het antwoord is bekend; het typen kost de tijd.
Een concept dat klaarstaat verandert schrijven in lezen. Het model leest de mail en de eerdere berichten, zoekt het antwoord in wat jullie hebben vastgelegd, en schrijft een concept in jullie toon. Bij een vraag die het niet kan beantwoorden, schrijft het niets en zegt het waarom. Dat is het verschil tussen een hulpmiddel en een risico.
In een dag bouwen we dat voor één mailbox en één soort vraag: de aansluiting op de mailbox, de bronnen, het concept in jullie toon, en een meting van wat de medewerker ermee doet: versturen zoals het is, aanpassen, of weggooien. Na een maand weet je of de concepten goed genoeg zijn.
02
Klaar in de mailbox
Het concept staat als antwoord klaar bij de mail, in Outlook of Gmail. De medewerker werkt waar hij al werkte.
03
Bron of geen concept
Het model antwoordt uit jullie eigen informatie: veelgestelde vragen, voorwaarden, ordergegevens via een koppelvlak. Zonder bron geen concept, wel een reden.
04
Meten wat ermee gebeurt
Verstuurd, aangepast of weggegooid, per concept. Dat cijfer zegt of de dag is gelukt, niet het gevoel na de eerste week.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- De aansluiting op één mailbox, met een concept per binnenkomende mail van de gekozen soort.
- De bronnen: veelgestelde vragen, voorwaarden, een kennisbank, en orders of agenda via een koppelvlak als dat er is.
- Het concept in jullie toon, geleerd uit verstuurde antwoorden, met een markering waar het model onzeker was.
- Een meting per concept: verstuurd, aangepast of weggegooid, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Versturen zonder dat een medewerker het concept heeft gelezen.
- Het sorteren en toewijzen van de mailbox; dat is een eigen bouwdag.
- Vragen waarvan het antwoord in een systeem zonder koppelvlak staat; daar blijft het concept leeg.
- Meerdere mailboxen, talen en soorten vragen, en beheer na de dag.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De soort vraag kiezen
Uit de mailbox van de laatste maand: welke vraag komt het vaakst en waar staat het antwoord.
- Stap 2
Mailbox aansluiten
Lezen wat binnenkomt, het concept klaarzetten als antwoord. In Outlook of Gmail, of in een scherm ernaast.
- Stap 3
Bronnen en toon
Veelgestelde vragen, voorwaarden, een koppelvlak voor orders of agenda. Toon uit de antwoorden die jullie zelf stuurden.
- Stap 4
Het concept
Antwoord uit de bron, in jullie toon, met een markering waar het model twijfelt. Geen bron, geen concept.
- Stap 5
Testen op echte mail
Vijftig mails van vorige maand opnieuw, door de medewerkers die ze toen beantwoordden. Wat ze zouden herschrijven, wordt aangepast.
- Stap 6
Opleveren
Werkend op de mailbox, meting aan, code in je eigen repository en een lijst van vragen waarvoor de bron nog ontbreekt.
Volgende stap
Typen jullie medewerkers elke dag hetzelfde antwoord?
Stuur ons vijftig mails uit de mailbox met de antwoorden die erop gingen. Dan zeggen we of het in één dag werkend te maken is en welke soort vraag het eerst aan de beurt is.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- Een concept dat bijna klopt, kost ook tijd. Lezen en corrigeren is sneller dan schrijven, maar niet gratis. Als meer dan de helft van de concepten wordt herschreven, is de bron niet goed genoeg, en dat is de eerlijke uitkomst van de meting.
- Versturen zonder lezen gebeurt vanzelf. Na twintig goede concepten klikt iemand op verzenden zonder te lezen. Daarom markeert het model waar het twijfelde en blijft de knop een handeling van de medewerker.
- Mail bevat persoonsgegevens. Welk model, waar het draait en of er iets bewaard blijft, spreken we vóór de dag af. Voor gevoelige mailboxen kan het model binnen jullie omgeving draaien.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- De helft van de mailbox is dezelfde vraag, en elk antwoord wordt opnieuw getypt.
- Aan het eind van de dag staat bij elke mail van die soort een concept klaar in jullie toon, en leest de medewerker alleen nog.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt alle soorten vragen, meerdere mailboxen en talen, en het sorteren erbij.
- Sorteren en toewijzen, koppelingen met CRM en ordersysteem, meerdere talen en beheer.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan AI die e-mails opstelt en klaarzet voor verzending in één dag?
Ja, voor één mailbox en één soort vraag: het model leest de mail en de eerdere berichten, zoekt het antwoord in jullie bronnen en zet een concept in jullie toon klaar bij de mail. De medewerker leest, past aan en verstuurt. Versturen zonder mens en het sorteren van de mailbox vallen erbuiten.
Waar staat het concept klaar?
Als antwoord bij de mail in Outlook of Gmail, zodat de medewerker het opent, leest en verstuurt zoals elk ander antwoord. Kan de mailbox dat niet, dan staat het in een scherm ernaast met een knop die het in de mail zet.
Hoe weet het model wat het juiste antwoord is?
Uit jullie eigen informatie: veelgestelde vragen, voorwaarden, een kennisbank, en waar een koppelvlak is de order of de agenda van die klant. Een vraag waar geen bron voor is, krijgt geen concept maar een melding dat het model het niet weet.
Klinkt het als ons?
Het model leert de toon uit de antwoorden die jullie zelf hebben verstuurd: aanhef, lengte, je of u, hoe je een nee brengt. De eerste concepten leggen we naast echte antwoorden; wat afwijkt, wordt op de dag bijgestuurd.
Hoe meten we of de concepten goed genoeg zijn?
Per concept wordt vastgelegd wat de medewerker deed: verstuurd zoals het was, aangepast, of weggegooid. Na een maand is dat een cijfer per soort vraag, en dat beslist of het concept blijft, of de bron beter moet, of dat die vraag bij een mens hoort.
Kan het ook de mailbox sorteren?
Dat is een andere bouwdag: mail herkennen, labelen en aan de juiste persoon geven. Het is te combineren, maar in de dag richten we ons op het antwoord voor één soort vraag. Zie de pagina over inkomende e-mail routeren.
