OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront

Kan een interne AI-assistent voor beleidsvragen in één dag?

Ja. Een assistent die vragen van medewerkers beantwoordt uit het personeelshandboek, de reisregeling, het verlofbeleid en de andere documenten die nu in een map staan die niemand doorzoekt. Elk antwoord noemt het document en de passage waar het uit komt. Wat erbuiten valt, is een assistent die antwoordt op vragen waar geen document over bestaat; die zegt dan dat hij het niet weet en naar wie je moet.

Eén werkdag
Werkend prototype
Code in je eigen repository

Of een volledig traject bij Appfront

01/06

Wat er eigenlijk wordt gevraagd

Niet of een chatbot slim is, maar of het antwoord op 'hoeveel verlof heb ik bij een verhuizing' in een document staat dat iemand actueel houdt.

De vragen die HR en de servicedesk elke dag krijgen, zijn grotendeels dezelfde: hoe declareer ik, wat is de thuiswerkvergoeding, mag ik verlof opnemen in mijn proeftijd, waar staat de laptopregeling. De antwoorden staan in documenten. Het probleem is dat niemand die documenten vindt, en dat het makkelijker is om een collega te vragen dan om te zoeken.

Een assistent op eigen documenten doet dat zoeken. Hij leest het handboek en de regelingen, zoekt bij een vraag de passages die erover gaan en formuleert een antwoord met die passages als bron. Het antwoord is zo goed als de documenten: staat de thuiswerkvergoeding van vorig jaar nog in het handboek, dan geeft de assistent die. Daarom begint de dag niet met bouwen maar met de vraag welke documenten waar zijn en welke versie geldt.

Het tweede dat de assistent moet kunnen, is nee zeggen. Een vraag waar geen document over gaat, of een vraag over een persoonlijke situatie, moet niet eindigen in een verzonnen antwoord maar in 'dit staat nergens beschreven, vraag het aan HR'. Dat gedrag is ingebouwd, en we testen het op de dag met vragen die er niet in horen. Een assistent die op alles antwoordt, is gevaarlijker dan geen assistent.

Dezelfde vragen, elke dag

Declaraties, verlof, vergoedingen, regelingen. De antwoorden bestaan; ze worden alleen niet gevonden.

Zo goed als de documenten

Een verouderd handboek geeft verouderde antwoorden. De eerste stap van de dag is weten welke versie geldt.

Bron bij elk antwoord

Het antwoord noemt het document en de passage. Wie het wil nalezen, klikt door.

Nee zeggen is een functie

Geen document, dan geen antwoord maar een verwijzing. Getest op de dag met vragen die er niet in horen.

02/06

Wat valt binnen en buiten de bouwdag

Binnen scope

Jullie handboek, regelingen en beleidsdocumenten als bron, in de versie die geldt.
Een assistent die vragen beantwoordt met de passage en het document erbij, in Teams, Slack of op een webpagina.
Het gedrag bij vragen zonder bron of over een persoon: geen antwoord, wel een verwijzing.
Een logboek van gestelde vragen zonder wie ze stelde, en de code in je eigen repository.

Buiten scope

Vragen over een persoonlijk dossier: mijn saldo, mijn beoordeling, mijn contract.
Documenten die nog geschreven moeten worden; de assistent weet niet meer dan het papier.
Besluiten nemen of aanvragen afhandelen; de assistent legt uit en verwijst.
Beheer en het actueel houden van de documenten na de dag.

03/06

Hoe de bouwdag verloopt

Stap 1
Documenten en versies
Welke documenten gelden, welke zijn verouderd, wie is eigenaar. Dat is de bron.
Stap 2
Inlezen
De documenten worden doorzoekbaar gemaakt, in stukken met behoud van kop en context.
Stap 3
Antwoorden met bron
Bij een vraag zoekt de assistent de passages en formuleert een antwoord met de bron erbij.
Stap 4
Grenzen inbouwen
Geen bron of een persoonlijke vraag: verwijzen, niet raden. Met een lijst van wie waarover gaat.
Stap 5
Testen met echte vragen
De vragen van de laatste maand bij HR en de servicedesk, inclusief de vragen die er niet in horen.
Stap 6
Opleveren
Werkend in jullie kanaal, code in je eigen repository en een lijst van documenten die aan een update toe zijn.

Volgende stap

Krijgt HR elke week dezelfde vragen?

Stuur ons het handboek en de regelingen, en een lijst van de vragen die HR het vaakst krijgt. Dan zeggen we of het in één dag werkend te maken is en welke documenten eerst een update nodig hebben.

04/06

Eerlijk over wat dit oplevert

De assistent legt de gaten in jullie beleid bloot. Vragen waar geen document over gaat, komen in het logboek. Dat is nuttig en soms ongemakkelijk: het laat zien wat er nooit is opgeschreven.
Verouderde documenten geven verouderde antwoorden. De assistent maakt dat zichtbaarder dan een map die niemand opent. Iemand moet de documenten bijhouden, anders wordt het antwoord fout.
Persoonlijke vragen horen er niet in. Mijn saldo, mijn beoordeling, mijn contract: dat is een ander systeem met andere rechten. De assistent verwijst daarvoor naar HR.
Medewerkers stellen vertrouwelijke vragen. Iemand die vraagt naar de regeling bij ziekte of ontslag, wil niet dat dat op naam wordt gelogd. Het logboek bewaart de vraag, niet de vrager.

05/06

Twee manieren om verder te gaan

De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.

Eén bouwdag, OneDayBuild

HR en de servicedesk beantwoorden dagelijks vragen waarvan het antwoord in een document staat.
Aan het eind van de dag beantwoordt een assistent die vragen met de bron erbij, in jullie eigen kanaal.
Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.

Volledig traject, Appfront

Het werkt en je wilt het koppelen aan het HR-systeem, met persoonlijke antwoorden en aanvragen.
Rechten, koppelingen, beheer en een proces om de documenten actueel te houden.
Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.

Bekijk de trajecten van Appfront