01
Het tijdstip is het probleem
Rapporteren op de plek zelf, met de handen vrij, houdt de details vast die om zes uur weg zijn.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan spraak-naar-tekst voor rapportage in het veld in één dag?
Ja. Een monteur, inspecteur of zorgmedewerker spreekt zijn bevindingen in op de telefoon, de opname wordt tekst, en de tekst wordt een rapport met de velden die jullie sjabloon vraagt. Wat erbuiten valt, is de belofte dat de tekst altijd klopt: een straatnaam, een onderdeelnummer of een medicijn wordt soms verkeerd verstaan, en daarom eindigt elke opname in een scherm waarop de spreker het rapport controleert voordat het wordt verstuurd.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat er eigenlijk wordt gevraagd
Niet of een telefoon spraak kan omzetten, maar of een monoloog in de auto een rapport wordt dat de binnendienst kan gebruiken.
Het probleem in het veld is niet dat rapporteren moeilijk is, maar dat het later gebeurt. De inspectie is om elf uur, het rapport wordt om zes uur getypt, en tussen elf en zes zijn drie details verdwenen. Inspreken lost dat op: de bevinding wordt vastgelegd terwijl hij vers is, met de handen vrij.
Spraak omzetten in tekst is opgelost werk; dat doet de telefoon. Het werk zit in wat daarna komt. Een ingesproken monoloog is geen rapport. Het is een stroom zinnen waarin de locatie, de bevinding, de ernst en de vervolgactie door elkaar staan. Daar hoort een stap tussen die de tekst leest en de velden van jullie sjabloon invult: waar, wat, hoe erg, wat moet er gebeuren, en wat is er niet gezegd.
Dat is wat we in een dag bouwen: de opname, de omzetting, de stap die het sjabloon invult, en het scherm waarop de spreker het resultaat ziet en corrigeert. Die laatste stap is geen extraatje. Een model verstaat een onderdeelnummer soms verkeerd, en een rapport dat ongezien naar de binnendienst gaat, is erger dan een rapport dat om zes uur wordt getypt. De controle kost een minuut.
02
Omzetten is niet het werk
De telefoon maakt tekst. De stap die van tekst een rapport in jullie sjabloon maakt, is wat we bouwen.
03
Ontbrekende velden worden vragen
Als de spreker de ernst niet noemt, vraagt het scherm erom. Zo wordt het rapport compleet in plaats van vaag.
04
Controleren voor verzenden
Een straatnaam of onderdeelnummer wordt soms verkeerd verstaan. De spreker leest het rapport na, één minuut, altijd.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Opnemen op de telefoon, ook zonder bereik, met verzenden zodra er verbinding is.
- Omzetting naar tekst en het invullen van jullie rapportsjabloon: locatie, bevinding, ernst, vervolgactie.
- Een controlescherm met het rapport, de oorspronkelijke tekst en de ontbrekende velden als vragen.
- Een woordenlijst met jullie vaktermen en onderdeelnummers, en een live URL met de code in je eigen repository.
Buiten scope
- De koppeling met jullie werkorder- of dossiersysteem; het rapport wordt eerst als bestand of e-mail opgeleverd.
- Foto's en metingen in het rapport; dat kan, maar is een eigen stap.
- Spraak van meerdere sprekers door elkaar, zoals een gesprek met een klant.
- Beheer en de uitbreiding naar andere rapportsoorten na de dag.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
Het sjabloon op tafel
Welke velden een rapport heeft en welke verplicht zijn. Dat is de structuur waar de tekst in moet.
- Stap 2
Opnemen
Een scherm met één knop, dat ook werkt zonder bereik en later verstuurt.
- Stap 3
Uitschrijven met woordenlijst
De opname wordt tekst, met jullie vaktermen en nummers erin, zodat die niet verkeerd worden verstaan.
- Stap 4
Van tekst naar rapport
De velden worden ingevuld uit de tekst; wat ontbreekt, wordt een vraag aan de spreker.
- Stap 5
Controleren en versturen
De spreker leest het rapport na, corrigeert en verstuurt. Origineel en opname blijven bewaard.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository en een lijst van wat de koppeling met jullie systeem vraagt.
Volgende stap
Worden jullie rapporten aan het eind van de dag getypt?
Stuur ons een leeg rapportsjabloon en een ingevuld voorbeeld. Dan zeggen we of het in één dag werkend te maken is en welke vaktermen in de woordenlijst moeten.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- Verstaan gaat soms mis. Namen, nummers en vaktermen zijn de zwakke plek. De woordenlijst helpt, de controle door de spreker vangt de rest. Zonder die controle zou ik het niet inzetten.
- Een rapport is niet beter dan de spreker. Wie in de auto drie zinnen mompelt, krijgt een rapport van drie zinnen. De vragen naar ontbrekende velden helpen, maar de discipline blijft bij de mens.
- Lawaai en accenten tellen. Een fabriekshal of een winderige steiger geeft slechtere tekst. Dat testen we op de dag met echte opnames, niet in een stille vergaderzaal.
- Opnames zijn persoonsgegevens. Een stem is herleidbaar, en een rapport kan namen van klanten bevatten. Waar de opnames staan en hoe lang, spreek je vóór de dag af.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je mensen in het veld rapporteren laat, kort of niet, en de binnendienst mist details.
- Aan het eind van de dag wordt een ingesproken bevinding een rapport in jullie sjabloon, gecontroleerd door de spreker.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt het in het werkordersysteem, met foto's, metingen en meerdere rapportsoorten.
- Koppelingen, beheer, offline-gebruik op schaal en een uitrol naar alle buitendienstmedewerkers.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan spraak-naar-tekst voor rapportage in het veld in één dag?
Ja. Een opname op de telefoon wordt tekst, de tekst wordt een rapport in jullie sjabloon, en de spreker controleert het voordat het wordt verstuurd. De koppeling met jullie werkordersysteem en foto's in het rapport vallen erbuiten; het rapport komt eerst als bestand of e-mail.
Hoe goed verstaat het model vaktermen en onderdeelnummers?
Beter met een woordenlijst dan zonder, en nooit foutloos. Daarom maken we op de dag een lijst van jullie termen en nummers, en eindigt elke opname in een controlescherm. De spreker ziet het rapport en de oorspronkelijke tekst naast elkaar en corrigeert wat verkeerd is verstaan.
Werkt het zonder bereik?
Ja. De opname wordt op de telefoon bewaard en verstuurd zodra er verbinding is. De omzetting en het rapport komen dan iets later, maar de bevinding is vastgelegd op het moment zelf, en dat is waar het om gaat.
Wat gebeurt er als de spreker iets vergeet te noemen?
Het scherm vraagt ernaar. Als het sjabloon een ernst of een vervolgactie verwacht en die niet in de tekst staat, verschijnt het veld als vraag. Zo wordt het rapport compleet zonder dat iemand later moet bellen om te vragen hoe erg het was.
Kunnen we dit koppelen aan ons werkorder- of dossiersysteem?
Niet in de bouwdag. Het rapport wordt eerst opgeleverd als bestand of e-mail in jullie opmaak, zodat de binnendienst er meteen mee kan werken. De koppeling is de logische volgende stap als blijkt dat de rapporten goed genoeg zijn.
Hoe zit het met de privacy van de opnames?
Een stem is een persoonsgegeven en rapporten bevatten vaak namen. Op de dag spreken we af waar de opnames staan, hoe lang ze bewaard blijven en wie ze kan horen. Wie de opname na controle wil weggooien, kan dat; de tekst en het rapport blijven.
