01
De herkenning
Bedrag, datum, btw en leverancier uit een foto, ook van een verfrommelde bon. Dit is het deel dat meevalt.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van declareren met een foto van de bon?
Een bon fotograferen en het bedrag, de datum en de btw eruit laten lezen is goedkoop; dat doet een model betrouwbaar. Wat de kosten bepaalt, is wat er daarna moet gebeuren: welke regels jullie hanteren voor wat wel en niet mag, wie goedkeurt, en hoe de declaratie in de salarisadministratie of de boekhouding komt. Die drie vragen bepalen of het een dag is of een traject.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet het lezen van de bon, maar de regels en de uitbetaling.
Declareren is bij veel bedrijven een formulier in Excel, een bon in een envelop en een leidinggevende die aan het eind van de maand een stapel aftekent. De medewerker tikt bedrag en datum over, de administratie controleert of het klopt met de bon, en bij een fout gaat het terug. Het is werk waar niemand van houdt, en het is werk dat vaak te laat wordt gedaan omdat het te veel moeite kost.
Het uitlezen van de bon is het goedkope deel. Een foto van een kassabon, een parkeerticket of een restaurantrekening, en het model haalt er bedrag, datum, btw en leverancier uit. De medewerker hoeft alleen nog te bevestigen en een categorie te kiezen. Wat duurder is, zijn jullie regels: welke categorieën bestaan er, wat is het maximum per dag, mag een bon zonder btw-specificatie, wanneer moet er een toelichting bij. Die regels moeten in de app, en ze zijn per bedrijf anders.
De derde post is waar de declaratie naartoe moet. Blijft het bij een goedkeuring door de leidinggevende en een export die de administratie inleest, dan is dat een bouwdag. Moet het rechtstreeks in het salarispakket voor uitbetaling, of als boeking in de boekhouding met de bon als bijlage, dan bouw je een koppeling en daarmee een tweede project. Begin bij de export; die laat al zien of de herkenning en de regels goed genoeg zijn.
02
De regels
Categorieën, maxima, verplichte toelichting. Jullie declaratiereglement, vertaald naar controles die de app zelf doet.
03
De goedkeuring
De leidinggevende ziet foto en bedrag naast elkaar en keurt goed met één tik. Geen stapel meer.
04
De uitbetaling
Een export voor de administratie is een dag. Rechtstreeks in salaris of boekhouding is een traject.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een foto van de bon maken of uploaden, met bedrag, datum, btw en leverancier uitgelezen.
- Jullie declaratieregels als controle: categorie, maximum, verplichte toelichting.
- Goedkeuring door de leidinggevende, met foto en bedrag naast elkaar.
- Een export per periode voor de administratie, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Een koppeling die de declaratie rechtstreeks in het salarispakket of de boekhouding zet.
- Kilometerregistratie met kaarten en routes; dat is een eigen onderwerp.
- Zakelijke creditcards en het afletteren van transacties tegen bonnen.
- Archivering van bonnen volgens de fiscale bewaarplicht; die richten jullie zelf in.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
Het reglement
Jullie declaratieregels en een maand echte declaraties, met de bonnen erbij.
- Stap 2
De categorieën
Welke soorten kosten bestaan er en wat mag per soort.
- Stap 3
Uitlezen bouwen
Foto in, velden eruit, met de vindplaats op de bon om te controleren.
- Stap 4
De regels bouwen
Wat niet mag, wordt tegengehouden of gevraagd om toelichting, vóór het naar de leidinggevende gaat.
- Stap 5
Goedkeuren en exporteren
Leidinggevende keurt goed op zijn telefoon; administratie krijgt de export.
- Stap 6
Opleveren
Draaiend op een live URL, code in je eigen repository, met de trefkans per bonsoort op papier.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw situatie wordt?
Stuur ons je declaratiereglement en een paar bonnen zoals ze binnenkomen, en vertel waar de declaratie nu naartoe gaat. Met die drie dingen is te zeggen welk deel in één dag past.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Er zijn goede pakketten voor. Declaratietools bestaan in soorten en maten, vaak met een koppeling naar je salarispakket. Bouw zelf als jullie regels er niet in passen of als je de gegevens in eigen hand wilt.
- Herkenning is nooit honderd procent. Een vervaagde bon of een handgeschreven rekening gaat mis. Daarom bevestigt de medewerker en ziet de leidinggevende de foto. Dat is het product, geen tussenstap.
- Je reglement moet op papier staan. Regels die in het hoofd van de administratie zitten, kan een app niet controleren. Schrijf ze op vóór de bouwdag; dat is meestal nuttig werk op zichzelf.
- De winst zit in de doorlooptijd. Meet hoeveel dagen een declaratie nu duurt van bon tot uitbetaling, en hoeveel er terugkomen. Anders weet je straks niet wat je hebt gewonnen.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een foto van de bon het formulier en de envelop bij jullie kan vervangen.
- Aan het eind van de dag werkt de keten van foto tot export, met jullie eigen regels erin.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt declaraties rechtstreeks in salaris of boekhouding, met kilometers en creditcards erbij.
- Rapportage per kostenplaats, archivering volgens de bewaarplicht en beheer van het reglement.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost declaratie-invoer met een foto van de bon?
Dat hangt af van drie dingen: hoeveel regels jullie reglement heeft, wie goedkeurt, en of de declaratie in een export mag landen of rechtstreeks in salaris of boekhouding moet. Foto, herkenning, regels, goedkeuring en export is een bouwdag. Een koppeling met je salarispakket of boekhouding is een traject.
Kan een eigen flow een standaard declaratietool verslaan?
Alleen op de regels. Standaardtools lezen bonnen goed en koppelen vaak al met salarispakketten. Waar ze tekortschieten, is bij eigen regels: maxima per project, verplichte toelichting bij bepaalde categorieën, goedkeuring door twee mensen boven een bedrag. Als dat bij jullie speelt, wint een eigen flow. Anders is een pakket sneller.
Hoe goed leest het model een bon?
Bedrag, datum en leverancier gaan bijna altijd goed, ook van een foto met de telefoon. De btw-uitsplitsing is lastiger, omdat bonnen die verschillend afdrukken. Daarom bevestigt de medewerker de velden en ziet de leidinggevende de foto ernaast. Op de bouwdag meten we per bonsoort hoe vaak het goed gaat.
Moeten we de papieren bon nog bewaren?
De fiscale bewaarplicht geldt voor de administratie, en een digitale kopie mag daaraan voldoen als jullie dat goed inrichten. Hoe jullie dat doen, is een vraag voor je accountant. De app bewaart de foto bij de declaratie; het archief en de bewaartermijn richten jullie zelf in.
Kan de leidinggevende goedkeuren op zijn telefoon?
Ja, dat is de bedoeling. Een melding, de foto en het bedrag naast elkaar, en een knop. Wie tien declaraties in de trein kan afhandelen, laat ze niet meer liggen tot het eind van de maand. Dat is waar de doorlooptijd op wint.
Kunnen we ook kilometers declareren?
Kilometers zijn een ander onderwerp: geen bon, maar een rit met vertrek, aankomst en een tarief, vaak met een kaart erbij. Dat past niet in dezelfde bouwdag als bonnen. Het kan wel in dezelfde app, als uitbreiding daarna.
