01
Een deur in de bestaande agenda
Geen tweede agenda. De vrije momenten komen uit jullie systeem en het verzetten landt erin, alsof de receptie het deed.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan zelf een afspraak verzetten of annuleren in één dag?
Ja. Een link in de bevestiging of de herinnering waarmee de klant zijn afspraak ziet, een ander moment kiest uit wat vrij is, of annuleert, binnen de regels die jullie stellen: tot hoe laat, hoe vaak, en wat er dan gebeurt met de vrijgekomen plek. Wat erbuiten valt, is het maken van de agenda zelf; die bestaat al, en de bouwdag hangt de knoppen eraan die de telefoon nu overbodig maken.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat er eigenlijk wordt gevraagd
Niet of een afspraak te verplaatsen is, maar of de klant dat zelf mag, binnen welke grenzen, en of de plek die vrijkomt meteen weer te vullen is.
Elke praktijk, salon, garage en servicedienst kent het telefoontje: kan de afspraak van donderdag naar volgende week. Het kost de receptie twee minuten en de klant een wachtrij, op de drukste momenten. Wie buiten openingstijd belt, spreekt in. Wie niet belt, komt niet, en dat is de no-show die het meeste kost.
Verzetten via een link is geen nieuwe agenda maar een deur in de bestaande. De klant klikt in zijn bevestiging, ziet de momenten die vrij zijn voor dezelfde behandeling bij dezelfde persoon, kiest er een, en de agenda schuift. Of hij annuleert, en de plek komt vrij. De regels bepalen wat mag: tot een dag ervoor, hoogstens twee keer, niet voor afspraken met een voorbereiding. Die regels zijn van de praktijk.
In een dag bouwen we de link, de pagina met de afspraak en de vrije momenten, verzetten en annuleren binnen de regels, en het bericht aan receptie en klant. De vrijgekomen plek kan naar een wachtlijst. Nieuwe afspraken door nieuwe klanten is een andere pagina; die komt daarna.
02
Regels per soort afspraak
Tot hoe laat, hoe vaak, en welke afspraken niet. Een controle kan tot een dag ervoor; een behandeling met voorbereiding vraagt een telefoontje.
03
De plek komt terug
Een geannuleerde plek is meteen vrij voor wie verzet, en gaat naar de wachtlijst als die er is. Het gat wordt gevuld voordat de receptie het ziet.
04
Bericht naar beide kanten
De klant krijgt een nieuwe bevestiging, de receptie ziet de wijziging in de agenda met wie hem deed. Niemand hoeft te bellen.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een link per afspraak in de bevestiging en de herinnering, zonder inloggen, alleen geldig voor die afspraak.
- Een pagina met de afspraak, de vrije momenten voor dezelfde behandeling en persoon, verzetten en annuleren.
- De regels per soort afspraak: termijn, aantal keren, uitzonderingen, en wat de klant ziet als het niet mag.
- Berichten naar klant en receptie, de wachtlijst als die bestaat, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- De agenda zelf en het maken van nieuwe afspraken door nieuwe klanten.
- Een agendasysteem zonder koppelvlak; dan is de link een verzoek dat de receptie afhandelt.
- Betalen, aanbetalingen en het innen van kosten bij te laat annuleren.
- Beheer en de uitbreiding naar meerdere vestigingen of agenda's na de dag.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De regels opschrijven
Per soort afspraak: tot wanneer verzetten, hoe vaak, welke niet, en wat er bij annuleren gebeurt. Dat is het gesprek van de ochtend.
- Stap 2
Agenda koppelen
Vrije momenten lezen en een afspraak verplaatsen of annuleren via het koppelvlak van jullie systeem.
- Stap 3
De pagina
Afspraak, vrije momenten, verzetten, annuleren, en de uitleg als iets niet mag. Op de telefoon, zonder inloggen.
- Stap 4
Berichten
Nieuwe bevestiging naar de klant, wijziging zichtbaar voor de receptie, en de wachtlijst als de plek vrijkomt.
- Stap 5
Testen met echte afspraken
De afspraken van volgende week door de pagina, door de receptie zelf. Wat verkeerd schuift, wordt hersteld voor het live gaat.
- Stap 6
Opleveren
De link in de bevestigingsmail, code in je eigen repository en een lijst van wat nieuwe afspraken en betalen vragen.
Volgende stap
Gaat de helft van jullie telefoontjes over het verzetten van een afspraak?
Vertel ons welk agendasysteem jullie gebruiken en welke soorten afspraken er zijn. Dan zeggen we of het in één dag werkend te maken is en welke regels de pagina nodig heeft.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- Een agenda zonder koppelvlak is een grens. Dan wordt de link een verzoek dat de receptie afhandelt: minder bellen, maar niet minder werk. Of het agendasysteem een koppelvlak heeft, is de eerste vraag van de intake.
- Verzetten zonder regels is een gat in de agenda. Wie tot een uur ervoor mag verzetten, laat plekken open die niemand meer vult. De regels zijn de helft van de dag, en ze zijn van jullie.
- Annuleren wordt makkelijker. Dat is de bedoeling en het risico. Een klant die vroeger belde en zich liet ompraten, klikt nu. De wachtlijst en een aanbetaling bij lange afspraken houden dat in balans.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- De receptie besteedt uren per week aan telefoontjes over het verzetten van afspraken.
- Aan het eind van de dag verzetten en annuleren klanten zelf via een link, binnen jullie regels, met de plek terug in de agenda.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt ook nieuwe afspraken online, aanbetalingen en een klantaccount met historie.
- Online boeken, betaaldienst, wachtlijst met berichten, meerdere vestigingen en beheer.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan zelf een afspraak verzetten of annuleren in één dag?
Ja. Een link in de bevestiging waarmee de klant zijn afspraak ziet, een ander moment kiest uit de vrije plekken in jullie agenda of annuleert, binnen de regels per soort afspraak. De agenda zelf en het maken van nieuwe afspraken door nieuwe klanten vallen erbuiten.
Moet de klant inloggen?
Nee. De link in de bevestiging is alleen geldig voor die afspraak en niet te raden. Wie hem heeft, kan die afspraak verzetten en niets anders. De receptie kan de link opnieuw sturen.
Welke momenten ziet de klant?
De vrije plekken in de agenda voor dezelfde behandeling bij dezelfde persoon, binnen de periode die jullie toestaan. Geen andere behandelingen, geen andere medewerkers, tenzij u dat wilt. Zo blijft de agenda kloppen met hoe de receptie hem zelf zou vullen.
Kunnen we per soort afspraak andere regels stellen?
Ja, en dat is nodig. Een korte controle kan tot een dag ervoor verzet worden; een lange behandeling met voorbereiding niet. De regels staan per soort afspraak, en de klant ziet uitleg als iets niet mag, met een knop om te bellen.
Wat gebeurt er met de plek die vrijkomt?
Die is meteen weer vrij in de agenda en zichtbaar voor de volgende klant die verzet. Als er een wachtlijst is, krijgt de eerste daarop een bericht. Zo wordt een annulering een kans in plaats van een gat.
Koppelt het met ons agendasysteem?
Als dat een koppelvlak heeft, ja, en de meeste afspraaksystemen hebben dat. Zonder koppelvlak wordt de link een verzoek dat de receptie in de agenda zet; dat scheelt bellen maar geen werk. Dat is de eerste vraag van de intake.
