01
De beschikbaarheid
Per ruimte of voorziening zien wanneer hij vrij is. Dat is wat het bellen overbodig maakt.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan een aanvraag voor een ruimte of voorziening in één dag?
Ja. Een pagina waarop iemand ziet wanneer een zaal, een sportveld, een dienstauto of een beamer vrij is, een aanvraag doet en een bevestiging krijgt, past in een dag. De vraag die erachter zit, is of dat de balie en de telefoon ontlast. Dat doet het, maar alleen als de beschikbaarheid klopt, en dat is de afspraak die jullie zelf moeten maken.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Waarom de telefoon blijft gaan
Mensen bellen niet omdat ze willen bellen, maar omdat ze niet kunnen zien of het vrij is.
Wie een zaal in het buurthuis wil, een veld bij de sportclub, de vergaderruimte op de derde verdieping of de dienstauto, belt of mailt. Aan de andere kant zoekt iemand in een agenda, belt terug, en zet het erin. Drie contactmomenten voor iets dat de aanvrager zelf had kunnen zien en vastleggen, als de beschikbaarheid ergens zichtbaar was.
Dat is de kern van wat we in een dag bouwen: een pagina met de beschikbaarheid per ruimte of voorziening, een aanvraag met datum, tijd en doel, en daarachter een goedkeuring of een automatische bevestiging, afhankelijk van jullie regels. De aanvrager krijgt bericht, de beheerder ziet het overzicht. De telefoon gaat alleen nog voor de uitzonderingen.
De valkuil zit niet in de techniek maar in de waarheid. Als de zaal ook nog via de telefoon te boeken blijft en die boekingen niet in het systeem komen, klopt de beschikbaarheid niet, en dan bellen mensen na één dubbele boeking weer. Eén plek waar alles wordt vastgelegd is een afspraak, geen functie, en zonder die afspraak ontlast geen enkel systeem de balie.
02
De regels
Wie mag wat aanvragen, hoe lang vooruit, en wat automatisch akkoord is en wat een beheerder ziet.
03
De bevestiging
De aanvrager krijgt bericht, met wat er is afgesproken. Geen bevestiging is de reden dat mensen nabellen.
04
Eén waarheid
Alles wat wordt geboekt, staat in het systeem. Ook wat via de telefoon binnenkomt. Anders klopt niets.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een overzicht van beschikbaarheid per ruimte of voorziening, per dag en per dagdeel of uur.
- Een aanvraag met datum, tijd, doel en aantal personen, met jullie regels voor wie wat mag.
- Automatisch akkoord of goedkeuring door een beheerder, met bericht naar de aanvrager.
- Een overzicht voor de beheerder, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Betaling, borg en facturatie.
- Sleuteluitgifte, toegangscodes en slimme sloten.
- Koppeling met de agenda's in Outlook of Google van individuele medewerkers.
- Terugkerende reserveringen met uitzonderingen, zoals elke dinsdag behalve in de vakantie.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De voorzieningen en regels
Welke ruimtes of middelen, wie ze mag aanvragen en wat automatisch akkoord is.
- Stap 2
De beschikbaarheid
Per ruimte een kalender met bezet en vrij, per dagdeel of per uur.
- Stap 3
De aanvraag
Datum, tijd, doel, aantal personen, en de regels erop toegepast.
- Stap 4
Goedkeuring en bericht
Automatisch of via een beheerder; de aanvrager krijgt de bevestiging.
- Stap 5
Het beheerdersoverzicht
Wat er aankomt, wat nog openstaat en wat is afgewezen.
- Stap 6
Opleveren
Draaiend op een live URL, code in je eigen repository, met de openstaande punten op papier.
Volgende stap
Wil je weten of dit bij jullie de balie ontlast?
Vertel welke ruimtes of middelen het gaat om, hoe aanvragen nu binnenkomen en wie ze goedkeurt. Dan zeggen we of het in één dag past en welke afspraak jullie zelf moeten maken.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- De telefoon gaat minder, niet nooit. Uitzonderingen, vragen over de ruimte zelf en mensen die niet digitaal willen, blijven bellen. Wat verdwijnt is het heen en weer over beschikbaarheid.
- Eén plek, of het klopt niet. Als een collega een boeking in zijn eigen agenda zet en niet in het systeem, is de beschikbaarheid fout. Dat is de afspraak die het systeem maakt of breekt.
- Een bestaand pakket kan volstaan. Voor vergaderruimtes bestaan kant-en-klare tools, en Outlook kan zalen boeken. Als dat bij jullie past, is het goedkoper. Een eigen bouw is interessant als de regels afwijken of als het om andere voorzieningen gaat dan zalen.
- De winst zit in het aantal contactmomenten. Tel een week lang hoeveel telefoontjes en mails over beschikbaarheid gaan. Dat is de nulmeting; zonder nulmeting weet je straks niet wat het heeft opgeleverd.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of zelf aanvragen bij jullie de balie en de telefoon ontlast.
- Aan het eind van de dag ziet een aanvrager de beschikbaarheid, vraagt aan en krijgt een bevestiging.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt betaling, sleutels of toegangscodes en koppeling met agenda's.
- Terugkerende reserveringen, meerdere locaties en rapportage over bezetting.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan een aanvraag voor een ruimte of voorziening in één dag?
Ja. Aan het eind van de dag ziet een aanvrager per ruimte of middel wanneer het vrij is, doet een aanvraag met datum, tijd en doel, en krijgt een bevestiging, automatisch of na goedkeuring door een beheerder. Wat er niet in past, is betaling, sleuteluitgifte en koppeling met de agenda's van individuele medewerkers.
Kan zelf aanvragen de balie- en telefoondruk verlagen?
Ja, voor het deel van de telefoontjes dat over beschikbaarheid gaat, en dat is meestal het grootste deel. Voorwaarde is dat de beschikbaarheid op de pagina klopt, dus dat elke boeking in het systeem staat, ook wat nog via de telefoon binnenkomt. Zonder die afspraak bellen mensen na de eerste dubbele boeking weer.
Werkt dit ook voor spullen, zoals een dienstauto of een beamer?
Ja, het is dezelfde opzet: iets dat op een moment vrij of bezet is. Voor spullen komt er vaak een uitgifte- en inleverstap bij, en die is in een dag te doen als het bij een aanvinkje blijft. Sleutels, toegangscodes en schade-afhandeling vallen erbuiten.
Moet een beheerder elke aanvraag goedkeuren?
Dat bepalen jullie regels. Vaak werkt een mengvorm: eigen medewerkers die een vergaderruimte boeken krijgen automatisch akkoord, externe partijen die de grote zaal willen gaan langs een beheerder. Beide passen in de bouwdag; de regels moeten alleen op tafel liggen.
Kunnen bewoners of leden dit ook gebruiken zonder account?
Ja. Voor de bouwdag werkt de aanvraag met naam, e-mailadres en telefoonnummer, zonder inloggen. Wie dat nodig heeft, kan later accounts toevoegen, bijvoorbeeld om ledentarieven te onderscheiden. Voor een eerste versie is zonder account meestal beter, omdat de drempel dan laag is.
Is dit niet gewoon zaalboeking in Outlook?
Voor interne vergaderruimtes is Outlook vaak genoeg, en dan zeggen we dat. Dit wordt interessant als de aanvragers geen Outlook hebben, zoals bewoners, leden of externe huurders, als het om andere voorzieningen gaat dan zalen, of als jullie regels niet passen in wat een agenda kan.
