01
De regels
Welke afspraak, bij wie, op welke dagen, met hoeveel tijd ertussen. Dit is waar een eigen planner het wint van een standaardtool, en waar de bouwdag over gaat.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van een eigen afspraakplanner?
Een pagina waarop een klant een tijd kiest die in jouw agenda vrij is, bestaat als dienst in tientallen varianten. Wat de kosten van een eigen planner bepaalt, is wat die diensten niet doen: jullie eigen regels over wie wanneer welke afspraak mag maken, de koppeling met de agenda's van meerdere medewerkers, en wat er na het boeken moet gebeuren. Dat bepaalt of het een dag is of een traject.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet het kiezen van een tijd, maar de regels eromheen.
Een afspraak maken gaat bij veel bedrijven nog per telefoon of mail: de klant stelt een tijd voor, de medewerker kijkt in de agenda, stelt een andere tijd voor, en na drie berichten staat het. Diensten als Calendly of Microsoft Bookings lossen dat op voor de eenvoudige situatie: één agenda, één soort afspraak, een vaste duur.
Het bouwen van zo'n boekingspagina is het goedkope deel. De pagina leest de vrije tijden uit een Google- of Microsoft-agenda, de klant kiest, de afspraak staat in beide agenda's en er gaat een bevestiging uit. Wat duurder is, zijn jullie eigen regels: een intake mag alleen op dinsdag en donderdag, een vervolgafspraak alleen bij dezelfde medewerker, een klant zonder dossier moet eerst iets invullen, en tussen twee afspraken moet reistijd zitten. Dat is precies waar de standaardtools stoppen en waar een eigen planner begint.
De derde post is wat er na het boeken moet gebeuren. Een herinnering per sms, een link om te verzetten, een formulier dat de klant vooraf invult, een dossier dat wordt aangemaakt in jullie systeem. Elk van die stappen is te bouwen, maar ze hangen aan andere systemen. Begin bij de boekingspagina met jullie regels; dan blijkt vanzelf welke vervolgstappen jullie echt missen.
02
De agendakoppeling
Eén Google- of Microsoft-agenda is een dag. Meerdere medewerkers met eigen werktijden en verlof is werk.
03
De klantkant
Wat moet een klant invullen voordat hij mag boeken, en herkent de planner een bestaande klant?
04
Na het boeken
Bevestiging, herinnering, verzetten, dossier aanmaken. Elke stap raakt een ander systeem.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een boekingspagina voor klanten, met jullie eigen regels over soorten afspraken, dagen en tussentijd.
- Koppeling met één of twee agenda's in Google Workspace of Microsoft 365: vrije tijden lezen, afspraak wegschrijven.
- Bevestiging per mail naar klant en medewerker, en een link om te annuleren.
- Een live URL en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Een team met tientallen agenda's, roosters, verlof en vervanging.
- Sms-herinneringen, betalen bij het boeken en no-show-beleid.
- Koppeling met je klantsysteem of dossier.
- Een app in de appstores; de planner is een webpagina.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De regels op tafel
Welke afspraken bestaan er, wie doet ze, wanneer mogen ze en wat mag niet.
- Stap 2
De agenda koppelen
Vrije tijden lezen uit de echte agenda, met werktijden en buffers.
- Stap 3
De boekingspagina
Soort afspraak kiezen, tijd kiezen, gegevens invullen, klaar.
- Stap 4
De regels bouwen
Alles wat een standaardtool niet kan, precies zoals jullie het doen.
- Stap 5
Bevestigen en annuleren
Mail naar beide kanten, afspraak in beide agenda's, annuleren via een link.
- Stap 6
Opleveren
Draaiend op een live URL, code in je eigen repository, met een eerste echte boeking.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw situatie wordt?
Vertel welke soorten afspraken jullie hebben, hoeveel agenda's erbij horen en wat een standaardtool nu niet voor jullie doet. Met die drie dingen is te zeggen welk deel in één dag past.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Een standaardtool is vaak genoeg. Bij één agenda en één soort afspraak is een abonnement op een bestaande dienst goedkoper dan bouwen. Bouw alleen als jullie regels daar niet in passen.
- Agenda's zijn rommeliger dan je denkt. Privéafspraken, afspraken zonder eindtijd, dubbele agenda's. De koppeling is technisch simpel; jullie agendagebruik bepaalt of het klopt.
- No-shows los je niet op met een planner. Een herinnering helpt, maar wie niet komt, komt niet. Reken de winst op de bespaarde mailtjes, niet op de opkomst.
- Meer medewerkers is meer regels. Wie doet wat, wie vervangt wie, wat gebeurt er bij verlof. Elke medewerker erbij brengt uitzonderingen mee.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een planner op jullie eigen regels de mailwisseling kan vervangen.
- Aan het eind van de dag boekt een klant een echte afspraak in de echte agenda.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt het hele team erin, met roosters, verlof, herinneringen en je klantsysteem.
- Betalen bij het boeken, no-show-beleid en rapportage over bezetting.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost een afspraakplanner voor klanten met eigen agenda?
Dat hangt af van drie dingen: hoeveel eigen regels jullie hebben over wie wanneer wat mag boeken, hoeveel agenda's eraan hangen, en wat er na het boeken moet gebeuren. Een boekingspagina met jullie regels, gekoppeld aan één of twee agenda's, met bevestiging en annuleren, is een bouwdag. Een heel team met roosters en je klantsysteem is een traject.
Kan een eigen planner een standaard afsprakentool verslaan?
Alleen op de punten waar die tool tekortschiet. Standaardtools zijn goed in het eenvoudige geval en slecht in uitzonderingen: verschillende afspraaktypen met eigen regels, tussentijd, voorwaarden voordat iemand mag boeken. Als jullie daar dagelijks tegenaan lopen, wint een eigen planner. Zo niet, dan niet.
Werkt het met onze Google- of Outlook-agenda?
Ja, beide. De planner leest de vrije tijden en schrijft de afspraak weg, zodat hij in de agenda van de medewerker staat en meteen als bezet telt. Wel moet iemand met beheerrechten de koppeling goedkeuren, en dat is iets om vóór de bouwdag te regelen.
Kunnen klanten zelf verzetten of annuleren?
Annuleren via een link in de bevestiging zit in de bouwdag. Verzetten is in de kern hetzelfde als annuleren en opnieuw boeken, en zo bouwen we het ook. Een aparte flow met beperkingen, zoals niet meer verzetten binnen een bepaalde termijn, is een uitbreiding.
Wat als meerdere medewerkers dezelfde afspraak kunnen doen?
Bij twee of drie medewerkers kan de planner de vrije tijden samenvoegen en de klant laten kiezen, of zelf toewijzen. Bij een groter team komen roosters, verlof en vervanging erbij, en dan is het geen planner meer maar een planningssysteem. Dat is een traject.
Is dit anders dan een boekingsmodule in ons klantsysteem?
Vraag eerst wat die module kan. Veel klantsystemen hebben een boekingsfunctie die aan hun eigen agenda hangt, niet aan Google of Microsoft. Als jullie regels erin passen, gebruik die. De bouwdag is zinvol als je regels afwijken of als je de klantkant wilt bepalen.
