01
De vragen
Probleem, doel, baten, kosten, risico's en het nulalternatief. Zes vragen, in die volgorde, voor iedereen gelijk.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan een interne projectaanvraag met businesscase in één dag?
Ja. Een aanvraag die de indiener stap voor stap door probleem, doel, baten, kosten en risico's leidt, en die het managementteam als vergelijkbare voorstellen naast elkaar laat zien, past in een dag. Wat de bouwdag niet kan, is van een zwak idee een sterk voorstel maken. Wel kan hij zorgen dat een sterk idee niet sneuvelt op een slechte onderbouwing.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Waarom goede ideeën sneuvelen
Niet op het idee, maar op de vorm waarin het bij het MT komt.
In de meeste organisaties komt een idee bij het managementteam als een mail, een presentatie of een opmerking in de wandelgang. De ene indiener levert twintig sheets, de andere drie zinnen. Het MT vergelijkt appels met peren en kiest dan vaak het voorstel dat het best is gepresenteerd, niet het voorstel dat het meest oplevert.
Een gestructureerde aanvraag dwingt elke indiener door dezelfde vragen: welk probleem los je op, wat is het doel, wat levert het op, wat kost het, wat gebeurt er als we niets doen, en wat kan er misgaan. De invulhulp legt bij elke vraag uit wat een goed antwoord is, met een voorbeeld. Daardoor komt een monteur met een goed idee even ver als een manager met een goed verhaal.
Aan de andere kant zit het MT, dat de voorstellen naast elkaar ziet in dezelfde opbouw, met een status en een besluit per voorstel. Dat is het deel dat in een dag past. Wat er niet in past, is wat daarna komt: het project zelf volgen, uren boeken en budget bewaken. Dat is portfoliobeheer, en dat is een ander gereedschap.
02
De invulhulp
Per vraag een uitleg en een voorbeeld van een goed antwoord. Dat is wat een monteur en een manager gelijk trekt.
03
Het MT-overzicht
Alle voorstellen in dezelfde opbouw naast elkaar, met status en besluit. Vergelijken wordt mogelijk.
04
De terugkoppeling
De indiener ziet waar zijn voorstel staat en wat het MT besloot. Ook een nee met reden is beter dan stilte.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een aanvraagformulier met de zes vragen, invulhulp en een voorbeeld per vraag.
- Bijlagen toevoegen en een concept bewaren om later af te maken.
- Een overzicht voor het MT met status, besluit en toelichting per voorstel.
- Een live URL en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Portfoliobeheer: het project volgen na goedkeuring, met uren en budget.
- Een rekenmodel dat de businesscase doorrekent; de indiener vult zijn eigen cijfers in.
- Koppeling met je financiële systeem of je projecttool.
- Meerdere goedkeuringslagen met mandaten per bedrag.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De vragen vaststellen
Wat het MT nu mist in voorstellen, en welke zes vragen dat afdekken.
- Stap 2
De invulhulp schrijven
Per vraag een korte uitleg en een echt voorbeeld uit jullie organisatie.
- Stap 3
Het formulier bouwen
Stap voor stap, met concept bewaren en bijlagen.
- Stap 4
Het MT-overzicht
Voorstellen naast elkaar, status, besluit en een regel toelichting.
- Stap 5
Een echt voorstel indienen
Iemand met een idee vult het in terwijl wij kijken waar het hapert.
- Stap 6
Opleveren
Draaiend op een live URL, code in je eigen repository, met de openstaande punten op papier.
Volgende stap
Wil je weten of dit bij jullie MT past?
Vertel hoe voorstellen nu bij het MT komen en waar het vastloopt. Dan zeggen we welke vragen in het formulier horen en of een bouwdag daar iets aan verandert.
04/06
Eerlijk over wat een formulier doet
- Een formulier maakt een idee niet beter. Het maakt een idee vergelijkbaar. Een zwak voorstel blijft zwak, maar het sneuvelt dan op de inhoud en niet op de vorm.
- Het MT moet het bespreken. Een overzicht dat niemand opent, is een nieuwe brievenbus. Zet de bespreking van nieuwe voorstellen als vast punt op de agenda, anders blijft de status op 'ingediend' staan.
- De cijfers zijn van de indiener. De invulhulp legt uit wat een goede kostenschatting is, maar rekent niets door. Wie een rekenmodel wil, heeft een ander project.
- De winst zit in het aantal voorstellen dat een besluit krijgt. Tel nu hoeveel ideeën het afgelopen jaar zijn geopperd en hoeveel daarvan een ja of een nee kregen. Dat verschil is wat je wilt verkleinen.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een vaste opbouw ervoor zorgt dat het MT voorstellen kan vergelijken en sneller besluit.
- Aan het eind van de dag is er een aanvraag met invulhulp en een overzicht waarin het MT beslist.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt het uitbreiden naar portfoliobeheer, met budget, uren en voortgang per project.
- Goedkeuringslagen per bedrag, koppeling met je financiële systeem en rapportage.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan een interne projectaanvraag met businesscase in één dag?
Ja. Aan het eind van de dag vult een indiener stap voor stap probleem, doel, baten, kosten, risico's en het nulalternatief in, met uitleg en een voorbeeld per vraag, en ziet het MT alle voorstellen in dezelfde opbouw naast elkaar met een status en een besluit. Wat er niet in past, is het project daarna volgen met uren en budget.
Kan een gestructureerde aanvraag mijn idee door het MT krijgen?
Als het idee goed is, vergroot het de kans aanzienlijk, omdat het dan niet meer sneuvelt op een onvolledige onderbouwing of op een collega die beter presenteert. Als het idee zwak is, laat het formulier dat ook zien, en dat is eerlijk gezegd ook de bedoeling.
Welke vragen horen in het formulier?
Zes, in vaste volgorde: welk probleem los je op, wat is het doel, wat levert het op, wat kost het, wat gebeurt er als we niets doen, en wat kan er misgaan. Die volgorde is bewust: wie eerst het probleem moet beschrijven, komt zelden meer met een oplossing die geen probleem heeft.
Rekent het systeem de businesscase door?
Nee. De invulhulp legt uit wat een bruikbare schatting van baten en kosten is en geeft een voorbeeld, maar de indiener vult zijn eigen cijfers in. Een rekenmodel dat terugverdientijd of netto contante waarde berekent, is een apart project, en het vraagt om afspraken over aannames die het MT eerst moet maken.
Wat ziet de indiener na het indienen?
De status van zijn voorstel, en zodra het MT heeft besloten: het besluit en de toelichting. Dat lijkt klein, maar het is de reden dat mensen een tweede keer iets indienen. Een idee dat in een mailbox verdwijnt zonder antwoord, is de laatste die iemand instuurt.
Kunnen we dit ook gebruiken voor innovatiebudget of verbetervoorstellen?
Ja, het is dezelfde opbouw met andere vragen. Voor een innovatiebudget is de vraag naar het nulalternatief minder belangrijk en die naar het experiment juist meer. Kies op de bouwdag één soort aanvraag; een tweede variant is daarna klein werk.
