01
Eén drempel is genoeg om te beginnen
Met één grens zie je al of de werkwijze werkt en welke drempels je echt nodig hebt.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan een inkoopaanvraag met goedkeuring in één dag?
Een aanvraag indienen, boven een bedrag naar de budgethouder sturen en bijhouden wie wanneer tekende: dat is in een dag te bouwen. Wat niet in een dag past is de koppeling met je ERP, waar de inkooporder en de factuurmatching vandaan komen.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Waarom de goedkeuring het makkelijke deel is
De mailketen vervangen kost een dag. De administratie erna niet.
Bij de meeste organisaties loopt een inkoopaanvraag via de mail. Iemand stuurt een verzoek, een leidinggevende antwoordt met akkoord, en dat antwoord is de goedkeuring. Het werkt, maar het is niet terug te vinden, het blijft liggen als iemand op vakantie is, en niemand weet hoeveel er openstaat.
Dat vervangen is precies wat er in een dag past. Een formulier met leverancier, bedrag, kostenplaats en toelichting. Eén drempelbedrag waarboven de budgethouder moet tekenen. Een bericht bij een nieuwe aanvraag en een overzicht waarin staat wie wanneer heeft getekend. Daarmee is de mailketen weg.
Wat niet in een dag past is alles wat daarna komt in je administratie. Een goedgekeurde aanvraag die een inkooporder in je ERP wordt en waar later een factuur tegenaan gematcht moet worden, is een koppeling met een eigen testronde en afstemming met de beheerder van dat systeem. Dat is een volgende stap.
02
De vervanger is een ontwerpvraag
Wat gebeurt er als de goedkeurder afwezig is? Zonder antwoord staat de aanvraag stil.
03
Bewijs is het halve doel
Wie wanneer tekende, moet terug te lezen zijn. Anders heb je de mail alleen verplaatst.
04
De ERP-koppeling is een project
Dat is geen extra functie maar een tweede systeem, met een eigen afstemming.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een aanvraagformulier met leverancier, bedrag, kostenplaats en toelichting.
- Eén drempelbedrag met een goedkeurder en een bericht bij een nieuwe aanvraag.
- Een overzicht van openstaande en afgehandelde aanvragen met de goedkeurhistorie.
- Een live URL en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Meerdere drempels met verschillende tekenbevoegden per afdeling.
- Inkooporders en factuurmatching in je ERP.
- Leveranciersbeheer, contracten en raamovereenkomsten.
- Koppeling met je identiteitsbeheer voor rollen en rechten.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De regels ophalen
Welk bedrag is de grens, wie tekent erboven en wat gebeurt er bij afwezigheid.
- Stap 2
Het formulier bouwen
Wat de aanvrager invult en wat het systeem al weet.
- Stap 3
De drempel inbouwen
Boven de grens naar de goedkeurder, eronder direct akkoord.
- Stap 4
Berichtgeving
De goedkeurder krijgt bericht, de aanvrager hoort de uitkomst.
- Stap 5
Het overzicht
Openstaand, goedgekeurd en afgewezen, met wie wanneer tekende.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository, met de openstaande punten op papier.
Volgende stap
Wil je weten welk deel bij jullie past?
Vertel welk bedrag bij jullie de grens is, wie er mag tekenen en waar de aanvraag daarna naartoe moet. In een korte intake bepalen we welk deel in één dag te bouwen is.
04/06
Eerlijk over een inkoopaanvraag in één dag
- Je ERP kan dit misschien al. Veel pakketten hebben een module voor bestelaanvragen. Die is zelden mooi, maar hij is er en hij is gekoppeld. Zoek dat eerst uit.
- Eén drempel is een bewuste beperking. Meerdere grenzen met wisselende tekenbevoegden is een structuur die onderhouden moet worden en die hoort in een traject.
- Zonder vervangingsregel loopt het vast. Als de goedkeurder afwezig is en niemand anders mag tekenen, staat de aanvraag stil. Die afspraak moet er zijn voordat we bouwen.
- Een prototype is geen inkoopsysteem. Er zit geen ondersteuning op en geen koppeling met je administratie. Het laat zien of de werkwijze klopt.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een eigen flow de mailketen rond goedkeuringen kan vervangen.
- Aan het eind van de dag is er een werkende aanvraag met één drempel en een overzicht.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt meerdere drempels, afdelingsbudgetten en een ERP-koppeling.
- Inkooporders, factuurmatching, leveranciersbeheer en beheer van rechten.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan een inkoopaanvraag met goedkeuring echt in één dag?
Met één drempelbedrag wel. Het formulier, de goedkeuringsstap, de berichtgeving en een overzicht met de goedkeurhistorie passen in een dag. Wat er niet in past is een mandaatstructuur met meerdere grenzen per afdeling en een koppeling met je ERP. Die twee zijn een volgende stap.
Waarom is de ERP-koppeling geen dagwerk?
Omdat je dan twee systemen aan elkaar knoopt in plaats van er één te bouwen. Een inkooporder die in je ERP moet landen en waar later een factuur tegenaan gematcht wordt, raakt aan je financiële administratie. De afstemming met de beheerder van dat systeem duurt meestal langer dan het bouwen zelf.
Wat als iemand met tekenbevoegdheid afwezig is?
Dan moet er een vervanger zijn, anders staat de aanvraag stil. Dat is een organisatievraag: een vaste plaatsvervanger, een tweede goedkeurder of een grens waaronder iemand anders mag tekenen. Wij bouwen wat jullie afspreken, maar die afspraak moet er wel zijn voordat we beginnen.
Is dit hetzelfde als wat ons boekhoudpakket kan?
Vaak niet precies, en dat is het eerste dat je moet uitzoeken. Als je pakket een module voor bestelaanvragen heeft die past bij hoe jullie werken, is die aanzetten vrijwel zeker voordeliger. Bouwen loont als jullie werkwijze aantoonbaar afwijkt van wat die module aankan.
Blijft zichtbaar wie wanneer heeft goedgekeurd?
Ja, en dat is een van de redenen om de mail te verlaten. Bij elke aanvraag staat wie tekende, op welk moment en op welk bedrag. Dat is bij een controle het verschil tussen laten zien en terugzoeken in iemands mailbox.
Wat kost zoiets?
Dat hangt vooral af van het aantal drempelbedragen, het aantal tekenbevoegden en of er een koppeling bij moet. Op onze pagina over wat een eigen inkoopaanvraag kost, staat uitgelegd welke keuzes de prijs drijven en welke meevallen.
