01
Het CRM als bron
Kansen met fase, bedrag, datum en eigenaar. Ontbreekt een van de vier, dan toont het dashboard het gat, en dat is de eerste week het nuttigst.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van een verkoopdashboard?
Een verkoopdashboard met pipeline en conversie is snel getekend. Wat de prijs bepaalt, is of het CRM de gegevens heeft die het dashboard nodig heeft, of de fasen in de pipeline een vaste betekenis hebben, en of het dashboard de boekhouding ernaast legt. Die drie bepalen of het een dag is of een traject, en of het iets toont wat het rapportagemenu van het CRM niet al toont.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet de grafiek, maar wat het CRM weet en wat 'gewonnen' betekent.
De eerste vraag is of dit niet gewoon uit het rapportagemenu van het CRM kan komen. Vaak kan dat, voor de standaardweergave: kansen per fase, gewonnen per maand. Het houdt op waar de vraag begint: conversie per fase over de tijd, de prognose tegenover het doel, de kansen die te lang stilstaan, en wat het CRM zegt naast wat de boekhouding heeft geboekt. Dat is het dashboard waar de verkoopleider om vraagt.
Het dashboard zelf is het goedkope deel. Duurder is wat eronder zit. Een pipeline is alleen een prognose als elke fase een vaste betekenis heeft en verkopers de kansen bijhouden; een CRM met kansen zonder bedrag of datum levert een dashboard dat mooi is en niet klopt. En 'gewonnen' in het CRM is iets anders dan 'geboekt' in de boekhouding, en dat verschil verklaart elke discussie over de omzet.
De derde post is de afspraak over cijfers per verkoper. Een dashboard dat individuele prestaties toont, kan een personeelsvolgsysteem zijn waar de ondernemingsraad over gaat. Begin bij de pipeline en de conversie per team op een export van het CRM; dat laat meteen zien welke velden ontbreken. De boekhouding ernaast en de weergave per verkoper komen als de basis klopt en de afspraken zijn gemaakt.
02
Definities per fase
Wat is 'voorstel gedaan', wat is 'gewonnen'. Zonder afspraak is de pipeline een optelsom van optimisme.
03
Boekhouding ernaast
Gewonnen in het CRM tegenover geboekt in de administratie, per klant. Het verschil is de lijst die de verkoopleider wil zien.
04
Per verkoper is een afspraak
Werkinformatie voor de coach is iets anders dan een ranglijst. Bespreek het met de OR vóór het wordt gebouwd.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een dashboard met pipeline per fase, conversie per fase en prognose per periode tegenover het doel.
- Op een export of koppeling van jullie CRM, met een lijst van kansen die velden missen.
- Kansen die langer stilstaan dan gebruikelijk, als aparte lijst.
- Een live URL, een dagelijkse verversing, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- De koppeling met de boekhouding om gewonnen naast geboekt te zetten; die komt als de basis klopt.
- Weergaven per verkoper; die vragen eerst een afspraak met de verkoopleiding en de OR.
- Het opschonen van het CRM zelf; het dashboard laat zien wat ontbreekt, jullie vullen het.
- Marketingbronnen en attributie; dat is een ander dashboard.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
Fasen en doel op tafel
Wat elke fase betekent, wanneer een kans 'gewonnen' is, en wat het doel per periode is.
- Stap 2
De export uit het CRM
Kansen met fase, bedrag, datum en eigenaar; en de lijst van wat ontbreekt.
- Stap 3
Pipeline en conversie
Per fase het aantal en het bedrag, en de conversie van fase naar fase over de afgelopen periode.
- Stap 4
Prognose en stilstand
Gewogen bedrag per periode tegenover het doel, en de kansen die te lang stilstaan.
- Stap 5
Verversen
Dagelijks uit de export of de koppeling, met de datum van de laatste verversing in beeld.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository, en de lijst van CRM-velden die eerst gevuld moeten worden.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw situatie wordt?
Stuur ons een export van de open kansen uit jullie CRM en de fasen die jullie gebruiken. Dan zeggen we of het rapportagemenu genoeg is, en zo niet, welk deel in één dag past.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Het rapportagemenu van je CRM is soms genoeg. Voor kansen per fase en gewonnen per maand hoef je niets te bouwen. Bouw als je conversie, prognose, stilstand of de boekhouding ernaast wilt.
- Een dashboard maakt een slordig CRM zichtbaar. Kansen zonder bedrag, fasen die niemand bijwerkt, dubbele klanten. De eerste weken gaan op aan opruimen, en dat is werk voor jullie.
- Cijfers per verkoper zijn geen detail. Een ranglijst kan een volgsysteem zijn waar de OR instemmingsrecht over heeft. Dat gesprek hoort vóór de bouw, niet erna.
- Gewonnen is niet geboekt. Kies één definitie en laat het dashboard het verschil tonen. Verbergen is de fout die de directie het vertrouwen kost.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een eigen dashboard iets toont wat het CRM-menu niet toont, op jullie eigen kansen.
- Aan het eind van de dag staat de pipeline met conversie en prognose op een live URL, met de gaten in het CRM erbij.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt de boekhouding ernaast, weergaven per verkoper en meerdere bronnen.
- Weging uit de historie, doelen per team en rapportage voor de directie.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost een verkoopdashboard met pipeline en conversie?
Dat hangt af van drie dingen: hoe goed het CRM is gevuld, of de fasen een vaste betekenis hebben en of de boekhouding ernaast moet. Pipeline, conversie en prognose op een CRM-export is een bouwdag. De boekhouding ernaast, weergaven per verkoper en meerdere bronnen zijn een traject.
Kan dit niet gewoon uit het CRM-rapportagemenu komen?
Voor kansen per fase en gewonnen per maand wel, en dan hoef je niets te bouwen. Het menu houdt op bij conversie per fase over de tijd, prognose tegenover doel, stilstaande kansen en de vergelijking met de boekhouding. Als je die vragen stelt, is een eigen dashboard het antwoord.
Wat als ons CRM niet goed is bijgehouden?
Dan laat het dashboard dat zien: kansen zonder bedrag, zonder datum, in een fase die niemand bijwerkt. Die lijst is de eerste weken het nuttigste scherm. Opruimen is werk voor jullie, en het dashboard maakt het meetbaar.
Hoe komt de prognose tot stand?
Uit het bedrag per kans en de kans per fase dat het een order wordt. Die kans komt uit de eigen historie als het CRM die heeft; anders begint het met een schatting die je vervangt zodra er genoeg afgesloten kansen zijn.
Mogen we cijfers per verkoper tonen?
Dat hangt af van wat je ermee doet. Werkinformatie voor de verkoopleider om te coachen is iets anders dan een ranglijst op een scherm. Het tweede kan een personeelsvolgsysteem zijn waar de OR over gaat. Daarom zit het niet in de bouwdag en bespreek je het eerst.
Waarom verschilt de omzet in het dashboard van die in de boekhouding?
Omdat 'gewonnen' in het CRM en 'geboekt' in de boekhouding twee momenten zijn, en er tussen die twee kansen afvallen. Kies één definitie en laat het dashboard het verschil tonen. Dat verschil is de lijst waar de verkoopleider op stuurt.
