01
De bestaande agenda
Los ernaast is een dag. Tweerichtingsverkeer met het agendapakket hangt af van dat pakket en is vaak de grootste post.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van zalen en ruimtes reserveren?
Een scherm waarop je een zaal of vergaderruimte kiest en een tijd boekt, is snel gebouwd. Wat de prijs bepaalt, is of het naast de agenda werkt die jullie al hebben, welke regels er per ruimte gelden, en of er iets bij hoort zoals catering, facturatie of toegang. Die drie bepalen of het een dag is of een traject, en of een eigen tool het agendapakket aanvult of ermee botst.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet het boeken, maar de agenda die er al is en de regels die per ruimte gelden.
Veel organisaties boeken vergaderruimtes in hun agendapakket, en dat werkt tot het niet meer werkt. Externen kunnen niet boeken, een zaal met catering vraagt een mail aan de facilitaire dienst, een ruimte die alleen voor bepaalde afdelingen is, staat toch vol, en niemand weet wie de grote zaal elke donderdag vasthoudt zonder te komen. De vraag is of een eigen tool dat oplost, en wat die kost.
Het kiezen en boeken zelf is het goedkope deel. Duurder is de agenda die er al is. Moet een boeking in het eigen tool ook in de agenda van collega's staan, en andersom? Dan is er een koppeling met het agendapakket nodig, en die bepaalt veel. Een tool dat los naast de agenda staat, is eenvoudiger, maar dan zijn er twee plekken waar een ruimte bezet kan zijn.
De tweede post zijn de regels. Wie mag welke ruimte boeken, hoe lang vooruit, hoe lang maximaal, met of zonder goedkeuring? Elke regel is eenvoudig, maar samen maken ze het verschil tussen een tool dat wordt gebruikt en een tool dat wordt omzeild.
De derde post is wat erbij hoort: koffie en lunch, een beamer, toegang voor gasten, en facturatie als externen een zaal huren. Elk van die dingen is een eigen stuk. Begin bij de ruimtes, de beschikbaarheid en de belangrijkste regels; de koppeling en de extra's volgen als het tool wordt gebruikt.
02
Regels per ruimte
Wie, hoe lang vooruit, hoe lang, met of zonder goedkeuring. Dit maakt het verschil tussen gebruiken en omzeilen.
03
Wat erbij hoort
Catering, apparatuur, toegang voor gasten. Elk een eigen stuk, met een eigen afhandeling.
04
Externen en facturatie
Een zaal verhuren aan derden vraagt prijzen, bevestigingen en facturen. Dat is een ander tool dan intern boeken.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een overzicht van ruimtes met capaciteit, voorzieningen en beschikbaarheid per dag.
- Boeken, wijzigen en annuleren, met de belangrijkste regels per ruimte.
- Een bevestiging per mail en een overzicht van eigen boekingen.
- Een live URL en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Tweerichtingskoppeling met het agendapakket; goed te bouwen, maar afhankelijk van dat pakket.
- Catering, apparatuur en toegang voor gasten als eigen afhandeling.
- Verhuur aan externen met prijzen, betaling en facturen.
- Sensoren of schermen bij de deur die bezetting meten.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De ruimtes op tafel
Welke ruimtes, wie boekt, en waar het nu misgaat.
- Stap 2
De regels kiezen
De regels die het vaakst tot gedoe leiden, als eerste in het tool.
- Stap 3
Het tool bouwen
Overzicht, beschikbaarheid, boeken, wijzigen en annuleren.
- Stap 4
Bevestigen
Een bevestiging per mail, en een overzicht van eigen boekingen.
- Stap 5
Proberen
Een paar collega's of gasten boeken echt; we kijken waar het schuurt.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository en de eerste echte boekingen.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw organisatie wordt?
Vertel ons welke ruimtes er zijn, wie boekt, welke agenda jullie gebruiken en waar het nu misgaat. Dan zeggen we welk deel in één dag past en of de koppeling nodig is.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Het agendapakket doet vaak genoeg. Voor intern boeken van gewone vergaderruimtes is de functie in het agendapakket meestal voldoende. Bouw als externen moeten boeken, regels afwijken of er meer bij hoort.
- Twee plekken is een risico. Een eigen tool naast de agenda betekent dat een ruimte op twee plekken bezet kan zijn. Kies bewust: koppelen, of één plek voor bepaalde ruimtes.
- Verhuur is een ander product. Een zaal verhuren aan derden, met prijzen, betaling en facturen, is meer dan reserveren. Dat is een eigen traject.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een eigen tool het boeken van zalen en ruimtes beter regelt dan nu.
- Aan het eind van de dag boeken collega's of gasten echt in een overzicht van jullie ruimtes.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt de koppeling met de agenda, catering en verhuur aan externen.
- Toegang voor gasten, facturatie, schermen bij de deur en rapportage over bezetting.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost een tool voor het reserveren van zalen en vergaderruimtes?
Dat hangt af van drie dingen: of het samenwerkt met de agenda die er al is, hoeveel regels er per ruimte gelden, en wat erbij hoort zoals catering of facturatie. Een overzicht met beschikbaarheid, boeken en de belangrijkste regels is een bouwdag. Koppeling met de agenda, extra's en verhuur zijn een traject.
Kan een eigen tool ons agendapakket aanvullen?
Ja, voor wat het pakket niet doet: externen laten boeken, regels per ruimte, of extra's bij een boeking. Het risico is dat een ruimte op twee plekken bezet kan zijn. Daarom kiezen we vooraf of het tool koppelt met de agenda, of dat bepaalde ruimtes alleen via het tool gaan.
Kunnen externen boeken?
Ja, met een eigen toegang en alleen de ruimtes die voor hen open staan. Als externen betalen voor een zaal, komt er een prijs, bevestiging en factuur bij; dat valt buiten de bouwdag.
Hoe voorkomen we dat ruimtes onnodig vastgehouden worden?
Met regels, zoals een maximum aantal weken vooruit of een terugkerende boeking die elke maand moet worden bevestigd. Welke regel werkt, hangt af van waar het nu misgaat.
Kan catering bij de boeking?
Op de bouwdag als opmerking bij de boeking. Een eigen afhandeling, met een overzicht voor de facilitaire dienst of een koppeling met de cateraar, is een volgende stap.
Is een reserveringspakket niet beter?
Vaak wel, zeker bij veel ruimtes met standaardregels. Bouwen heeft zin als de regels afwijken, als het boeken onderdeel is van iets groters, of als een pakket te veel doet voor wat jullie nodig hebben.
