01
De melding
Per mail, Teams of Slack naar de gastheer, met wie er staat en voor wie. Dit is het onderdeel dat de receptie het meeste ontlast.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van een digitale receptie op tablet?
Een tablet bij de ingang waarop een bezoeker zich aanmeldt, is op zichzelf eenvoudig. Wat de kosten bepaalt, is wat er na het aanmelden moet gebeuren: wie een bericht krijgt, of er een badge uit moet, welke regels de bezoeker moet accepteren en hoe lang je de gegevens bewaart. Die keuzes maken het verschil tussen een bouwdag en een traject.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet het scherm, maar alles wat er achter hangt.
Bij veel bedrijven ligt bij de ingang nog een map waarin bezoekers hun naam schrijven. Iedereen die daarna binnenkomt, kan lezen wie er vandaag op bezoek is geweest. Dat is onhandig bij een ontruiming, want niemand weet zeker wie er nog binnen is, en het is ook slecht te verdedigen onder de AVG, omdat bezoekersgegevens voor iedereen zichtbaar liggen.
Het aanmeldscherm zelf is het goedkope deel: naam, bedrijf, voor wie je komt, en een knop. De gastheer krijgt een bericht dat de bezoeker er is, en de bezoeker staat op een lijst die bij een ontruiming op een telefoon te openen is. Dat is precies wat een papieren map niet kan, en het is in een dag te bouwen.
Duurder wordt het als er dingen aan vast moeten. Een badgeprinter die een sticker met naam en foto uitdraait, een koppeling met de deur of het toegangssysteem, een aanmelding vooraf door de gastheer, meerdere locaties met eigen huisregels. Elk van die onderdelen is te bouwen, maar ze brengen hardware, leveranciers en testwerk mee. Begin bij het scherm en de lijst; dan zie je vanzelf welke uitbreidingen jullie echt gebruiken.
02
De badge
Een printer die een sticker uitdraait, is hardware met een driver en een leverancier. Vaak is een naam op het scherm voor de gastheer genoeg.
03
De huisregels
Veiligheidsinstructies of een geheimhoudingsverklaring accepteren op de tablet, met datum en naam erbij. Eenvoudig te bouwen, wel eerst juridisch afstemmen.
04
De bewaartermijn
Bezoekersgegevens automatisch wissen na de termijn die jullie hebben vastgelegd. Dit is geen extra, dit is de reden om van papier af te gaan.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een aanmeldscherm op tablet: naam, bedrijf, gastheer, en afmelden bij vertrek.
- Een melding aan de gastheer per mail of chat zodra de bezoeker zich aanmeldt.
- Een actuele bezoekerslijst voor de receptie en voor de ontruiming, op telefoon te openen.
- Automatisch wissen na de bewaartermijn, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Badgeprinters, fotocamera's op de tablet en kiosk-behuizing.
- Koppeling met het toegangssysteem of de deuren.
- Aanmelden vooraf vanuit de agenda van de gastheer.
- Meerdere locaties met eigen huisregels en eigen beheerders.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De huidige map
Wat vragen jullie nu, wie kijkt ernaar en wat gebeurt er bij een ontruiming.
- Stap 2
De velden kiezen
Zo min mogelijk: naam, bedrijf en gastheer is meestal genoeg. Minder is onder de AVG beter.
- Stap 3
Het scherm bouwen
Aanmelden en afmelden op de tablet, groot en zonder toetsenbordgedoe.
- Stap 4
De melding
Gastheer krijgt bericht, receptie ziet de lijst, ontruimingslijst op telefoon.
- Stap 5
Bewaartermijn instellen
Gegevens verdwijnen na de termijn die jullie hebben afgesproken.
- Stap 6
Opleveren
Draaiend op een tablet bij de ingang, code in je eigen repository.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw situatie wordt?
Vertel hoeveel bezoekers jullie per dag ontvangen, of er badges nodig zijn en of de deur mee moet. Met die drie dingen is te zeggen welk deel in één dag past.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Er zijn kant-en-klare pakketten. Voor een kantoor met één ingang en standaardwensen is een abonnement op een bezoekersregistratiedienst vaak de snelste weg. Bouw zelf als je iets nodig hebt dat die pakketten niet doen, of als je de gegevens in eigen hand wilt houden.
- Hardware is het onvoorspelbare deel. Een tablet is simpel. Een badgeprinter, een standaard en een netwerk bij de ingang zijn zaken waar een bouwdag niet over gaat.
- De AVG is de echte reden. Een papieren lijst die iedereen kan lezen is een datalek in wording. Het wissen na de termijn is daarom geen luxe, maar de kern.
- De receptie moet het willen. Als de receptionist bezoekers liever zelf inschrijft, staat de tablet uit. Betrek die persoon bij de bouwdag.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt van de papieren map af en weten of een tablet bij jullie werkt.
- Aan het eind van de dag melden bezoekers zich aan en krijgt de gastheer bericht.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt badges, deurkoppeling, aanmelden vooraf en meerdere locaties.
- Beheer, rollen voor receptie en facilitair, en rapportage over bezoekersaantallen.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost een digitale receptie met bezoekersregistratie?
Dat hangt af van wat er na het aanmelden moet gebeuren. Een aanmeldscherm met een melding aan de gastheer, een bezoekerslijst en automatisch wissen is een bouwdag. Badges, een koppeling met de deur, aanmelden vooraf en meerdere locaties maken er een traject van.
Kan een tablet de bezoekerslijst op papier vervangen?
Ja, en beter dan papier. De lijst is niet meer voor iedereen leesbaar, de gastheer hoort meteen dat zijn bezoeker er is, en bij een ontruiming opent de BHV'er de actuele lijst op een telefoon. Dat laatste kan een papieren map niet, want die ligt binnen.
Mogen we bezoekers vragen om een geheimhoudingsverklaring te accepteren?
Dat kan, en het is op een tablet makkelijker dan op papier: de bezoeker leest de tekst, vinkt aan, en naam en tijdstip staan erbij. Welke tekst en of het juridisch iets waard is, moeten jullie zelf met een jurist afstemmen. Wij bouwen alleen het scherm.
Hoe lang mogen we bezoekersgegevens bewaren?
Niet langer dan nodig voor het doel, en dat doel is meestal weten wie er binnen is. Veel organisaties kiezen een korte termijn en wissen daarna automatisch. De termijn is jullie keuze; de app voert hem uit zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Moet er een badgeprinter bij?
Alleen als bezoekers zichtbaar herkenbaar moeten zijn, zoals bij grote kantoren of beveiligde terreinen. Voor de meeste mkb-bedrijven is een naam op het scherm bij de gastheer voldoende. Een printer is hardware met een driver en een leverancier, en dat hoort niet in een bouwdag.
Is een abonnement op een bezoekersdienst niet goedkoper?
Vaak wel, zeker bij één ingang en standaardwensen. Zelf bouwen wordt interessant als je gegevens in eigen beheer wilt, als je specifieke huisregels per afdeling hebt, of als je het wilt koppelen aan iets dat de pakketten niet ondersteunen. De bouwdag laat zien of dat bij jullie speelt.
