De ticket-flow van binnenkomst tot afhandeling
Een vraag komt binnen, een medewerker neemt hem in behandeling, reageert en zet de status op afgehandeld. Dat is de flow waar de dag om draait, en die maken we klikbaar van begin tot eind.
Een klantenservice-app in één dag
Een klantenservice-app is een tool waarmee je supportteam binnenkomende vragen ontvangt, toewijst aan een medewerker en opvolgt tot ze zijn afgehandeld. In één werkdag maken we een klikbaar prototype van precies die flow. Een vraag komt binnen, wordt toegewezen, een medewerker reageert en de status verandert, terwijl de klant kan volgen waar zijn vraag staat.
01
/
06
Waar we de dag op richten
Een klantenservice-app heeft veel kanten, maar voor een toets in één dag kiezen we de flow die het meest vertelt: van binnenkomst tot afhandeling.
Toewijzen aan de juiste medewerker
Wie pakt deze vraag op? We brengen in beeld hoe een ticket bij een medewerker landt, hoe die het overneemt en wat hij ziet zodra hij ermee aan de slag gaat.
Status zichtbaar voor de klant
Een klant die zijn vraag heeft gesteld, wil weten waar die staat. We bouwen het statusoverzicht dat een klant ziet, van open tot in behandeling tot afgehandeld.
02
/
06
Wat je aan het eind van de dag meekrijgt
Geen vaag verslag, maar iets concreets om mee verder te kunnen. Dit neem je mee naar huis.
- Een klikbaar prototype van de ticket-flow: binnenkomst, toewijzing, reactie en status.
- Een scherpe scope: deze flow nu, koppelingen en automatisering bewust later.
- Een concreet bouwplan met de grootste technische risico's benoemd.
- Een korte walkthrough om aan je team of leidinggevende te tonen.
03
/
06
Wat past wel en niet in één dag
Eén werkdag is genoeg om de ticket-flow van je klantenservice-app klikbaar en toetsbaar te maken. Niet om een werkend, schaalbaar supportsysteem te bouwen. Dat onderscheid bewaken we vooraf samen.
Binnen scope
- Een ticket dat binnenkomt en in de wachtrij verschijnt.
- Toewijzen van een ticket aan een medewerker.
- Een medewerker die reageert en de status wijzigt.
- Een klantweergave die de voortgang van de vraag toont.
- Realistische schermen met plausibele voorbeelddata.
Buiten scope
- AI die automatisch antwoorden genereert, zoals een AI-chatbot of AI-agent.
- Gelijktijdige koppelingen met alle binnenkomende kanalen zoals mail, WhatsApp en chat.
- Uitgebreide rapportages en SLA-bewaking.
- Werkende accounts, authenticatie en een productie-datamodel.
- De volledige bouw van het supportsysteem zelf.
04
/
06
Hoe de dag verloopt
Een vast ritme van supportproces naar klikbaar prototype, met jou aan tafel.
-
09:00
Doel en ticket-flow scherp
We bespreken jouw supportproces en kiezen de flow van binnenkomst tot afhandeling die we die dag klikbaar maken. Jij bepaalt welke statussen en velden er echt toe doen.
-
10:00
Binnenkomst en wachtrij uitdenken
We brengen in kaart hoe een vraag binnenkomt en in de wachtrij van het team verschijnt, zodat duidelijk is wat een medewerker als eerste ziet.
-
11:30
Toewijzen en oppakken schetsen
De belangrijkste schermen krijgen vorm: een medewerker die een ticket toewijst aan zichzelf of een collega en het in behandeling neemt.
-
13:30
Klikbaar maken
De schermen worden aan elkaar geknoopt tot een doorklikbare flow met realistische voorbeeldvragen, zodat reageren en status wijzigen echt aanvoelt.
-
15:30
Klantzicht aanscherpen
We lopen het statusoverzicht voor de klant door en zorgen dat duidelijk is wat iemand ziet terwijl zijn vraag wordt afgehandeld.
-
17:00
Walkthrough en bouwplan
Je krijgt een walkthrough van het prototype en een eerlijk plan voor hoe de echte bouw eruit zou zien als je verder wilt.
05
/
06
Eerlijk over een klantenservice-app in één dag
Vier dingen die we vooraf vertellen, zodat je weet wat je wel en niet meeneemt.
- Je krijgt een klikbaar blueprint van de ticket-flow, geen werkende helpdesk-applicatie. Er draait geen echte database of meldingensysteem achter. Het is gemaakt om te tonen en te toetsen, niet om in productie te gebruiken.
- Koppelingen met mail, WhatsApp of chat en automatische AI-antwoorden horen bij een vervolgtraject. In het prototype simuleren we een binnenkomende vraag, zodat de flow klopt zonder dat de koppeling al werkt.
- Gaat het je vooral om meldingen van collega's, zoals IT- of facilitaire verzoeken, in plaats van vragen van klanten, dan is een tool voor service desk teams vaak een beter vertrekpunt dan deze klantenservice-app.
- Wil je tickets later koppelen aan volledige klantdossiers of verkoopgeschiedenis, dan hoort dat bij een CRM-traject. Deze dag houdt zich bij de ticket-flow zelf.
06
/
06
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook als vragen via meerdere kanalen binnenkomen?
Voor de prototype-dag kiezen we één binnenkomstpunt om de flow scherp te houden, meestal een vraag via formulier of mail. Koppelingen met alle kanalen tegelijk, zoals mail, WhatsApp en chat naast elkaar, horen bij de echte bouw en zitten niet in het prototype.
Kan de klant zelf zien wat de status van zijn vraag is?
Ja, dat statusoverzicht is onderdeel van de kernflow die we die dag bouwen. De klant ziet of zijn vraag open staat, in behandeling is of is afgehandeld, zodat hij niet zelf hoeft te bellen om te weten waar hij aan toe is.
Kan ik hier later automatische AI-antwoorden aan toevoegen?
Ja, maar dat zit niet in deze dag. Wil je dat het systeem zelf antwoorden voorstelt of afhandelt, dan is een AI-agent of AI-chatbot een logische vervolgstap op het prototype dat we hier maken.
Is dit hetzelfde als een tool voor een intern service desk team?
Niet per se. Deze dag gaat over vragen van klanten buiten je organisatie. Draait het vooral om meldingen van collega's, zoals IT- of facilitaire verzoeken, kijk dan naar een tool voor service desk teams, waarvoor een net iets andere flow en andere rollen gelden.
Kan de app gekoppeld worden aan een CRM?
In het prototype simuleren we welke klantgegevens bij een ticket horen, maar een echte koppeling met een CRM is geen dagwerk. Wil je tickets straks verbinden met volledige klantdossiers, dan past dat bij een CRM-MVP als vervolgtraject.
Kan ik ook de planning van medewerkers meenemen?
Niet in deze dag, we houden ons bij de ticket-flow zelf. Gaat het je vooral om roosters en beschikbaarheid van je supportteam, dan is een planning-app een aparte prototype-dag die daarop focust.
Wat kost een klantenservice-app-prototype?
Dat hangt af van de precieze scope en bespreken we in de intake. Wil je vooraf een idee van hoe de kosten van een prototype-dag zijn opgebouwd, dan lees je dat in wat een prototype laten maken kost.
Wat gebeurt er na deze dag?
Je gaat naar huis met een klikbaar prototype van de ticket-flow, een scherpere kijk op je supportproces en een bouwplan. Besluit je door te bouwen, dan pakken we dat op in een vervolgtraject. Besluit je bij te sturen, dan heb je dat met veel minder risico geleerd.
