01
Alleen de vragen die gelden
Een aanvrager zonder personeel ziet geen vragen over loonkosten. Elke stap volgt uit de vorige, en het formulier wordt korter in plaats van langer.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan een aanvraagformulier voor een regeling in één dag?
Ja, voor het deel dat de aanvraag compleet maakt: een invulhulp die stap voor stap de vragen stelt, per antwoord laat zien welke bijlage nodig is, controleert of alles er is en pas dan laat indienen. Wat er niet in past, is de beoordeling van de aanvraag en het inloggen met DigiD of eHerkenning. Die komen na de dag, en meestal pas na het besluit om de regeling zo te gaan uitvoeren.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat er eigenlijk wordt gevraagd
Niet of een formulier online kan, maar of de aanvraag zonder drie mails heen en weer compleet is.
Een subsidieregeling of een vergoedingsregeling heeft een formulier, en dat formulier is meestal een pdf of een lang webformulier met alle vragen voor alle situaties. De aanvrager vult in wat hij denkt dat van toepassing is, vergeet de bijlage die bij zijn situatie hoort, en de behandelaar stuurt een mail met wat er ontbreekt. Drie rondes later is de aanvraag compleet en is de behandeltermijn voor een deel opgegaan aan administratie.
Een invulhulp doet wat een goede baliemedewerker doet: vragen in de volgorde die bij de aanvrager past, alleen de vragen die voor zijn situatie gelden, en bij elk antwoord meteen zeggen welk bewijs erbij hoort. Aan het eind controleert hij of alles er is, en pas dan kan de aanvraag de deur uit. Wat binnenkomt, is compleet, en de behandelaar begint bij de inhoud.
In een dag bouwen we die invulhulp voor één regeling: de vragen als stappen, de voorwaarden als regels die bepalen welke stap en welke bijlage volgt, de compleetheidscontrole, en een overzicht voor de behandelaar met de aanvraag en de bijlagen bij elkaar. De voorwaarden zelf komen uit de regeling en van jullie; de beoordeling blijft mensenwerk.
02
De bijlage bij het antwoord
Zegt iemand dat hij een offerte heeft, dan vraagt de invulhulp meteen om de offerte. Niet aan het eind in een lijst van twintig mogelijke bijlagen.
03
Compleet vóór indienen
Ontbreekt er iets, dan kan de aanvraag niet weg. Dat is streng, en het is precies wat de behandelaar wil.
04
Één overzicht voor de behandelaar
Aanvraag en bijlagen bij elkaar, met de antwoorden op de voorwaarden bovenaan. De inhoudelijke toets begint direct.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een invulhulp voor één regeling: vragen in stappen, alleen de stappen die voor de aanvrager gelden.
- Per antwoord de bijlage die erbij hoort, met upload en een controle op compleetheid vóór indienen.
- Een overzicht per aanvraag voor de behandelaar, met de antwoorden en de bijlagen bij elkaar.
- Een live URL, een bevestiging per mail aan de aanvrager, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- De beoordeling van de aanvraag en het besluit; dat blijft mensenwerk in jullie proces.
- Inloggen met DigiD of eHerkenning; dat vraagt een aansluiting via Logius en komt na het besluit.
- Koppeling met een zaaksysteem of subsidiebeheersysteem.
- Het controleren van bijlagen op inhoud, zoals een loonstrook lezen; dat is een eigen onderwerp.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De regeling op tafel
De voorwaarden, de vragen en de bijlagen zoals ze nu in het formulier staan, plus tien aanvragen die incompleet binnenkwamen.
- Stap 2
De voorwaarden als regels
Welke vraag en welke bijlage volgt uit welk antwoord. Dit is het echte werk, en het is werk met jullie.
- Stap 3
De invulhulp bouwen
Stap voor stap, alleen de vragen die gelden, de bijlage bij het antwoord, opslaan en later verder.
- Stap 4
De controle op compleetheid
Wat ontbreekt, staat bovenaan; indienen kan pas als het er is.
- Stap 5
Overzicht voor de behandelaar
Per aanvraag alles bij elkaar, met de antwoorden op de voorwaarden bovenaan.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository, en een eerste echte aanvraag erdoorheen.
Volgende stap
Komen jullie aanvragen incompleet binnen?
Stuur ons het formulier en de lijst met bijlagen, en vertel welk deel van de aanvragen nu een aanvulverzoek krijgt. Dan zeggen we of de invulhulp in één dag past en waar de regels nog scherper moeten.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- De regels moeten op papier. Als de voorwaarden in het hoofd van de behandelaar zitten, is de eerste helft van de dag het opschrijven ervan. Dat is nuttig werk, en het is niet te overslaan.
- Streng vóór indienen kost aanvragers. Wie geen bijlage heeft, dient niet in. Voor een regeling die zoveel mogelijk aanvragen wil, is dat een keuze; maak hem bewust.
- Zonder DigiD is het een prototype. Voor een overheid die persoonsgegevens verwerkt, is inloggen met DigiD meestal verplicht bij de echte uitvoering. De bouwdag laat zien of de invulhulp werkt; de aansluiting komt daarna.
- Bijlagen controleren op inhoud is iets anders. De invulhulp ziet dat er een loonstrook is, niet wat erop staat. Dat lezen is een eigen bouwdag.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt dat aanvragen compleet binnenkomen en de invulhulp zien werken vóór je de regeling zo inricht.
- Aan het eind van de dag loopt een echte aanvraag door de invulhulp en ligt hij compleet bij de behandelaar.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt de regeling zo uitvoeren, met DigiD of eHerkenning, beoordeling en beschikking.
- Koppeling met het zaaksysteem, archivering en rapportage over de regeling.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan een aanvraagformulier voor een subsidieregeling in één dag?
Ja, als invulhulp: vragen in stappen, alleen de stappen die voor de aanvrager gelden, de bijlage bij het antwoord, een compleetheidscontrole vóór indienen en een overzicht voor de behandelaar. De beoordeling zelf en inloggen met DigiD of eHerkenning vallen erbuiten.
Kan een eigen invulhulp de aanvraag compleet krijgen?
Ja, voor het deel dat te controleren is: of elke vraag is beantwoord en of elke bijlage die bij een antwoord hoort, is geüpload. Of de bijlage inhoudelijk klopt, blijft werk van de behandelaar. In de praktijk verdwijnt daarmee het grootste deel van de aanvulverzoeken.
Moeten aanvragers inloggen met DigiD?
Voor het prototype niet; een aanvrager krijgt een link per mail om verder te gaan. Voor de echte uitvoering door een overheid is DigiD of eHerkenning meestal wel nodig, en die aansluiting heeft een eigen traject. Dat plan je na het besluit om de regeling zo in te richten.
Kan de aanvrager tussentijds opslaan?
Ja. De aanvraag wordt bewaard en de aanvrager komt via een link terug waar hij was. Dat is belangrijk bij regelingen waar bijlagen van derden nodig zijn, zoals een offerte of een verklaring; die heeft niemand meteen bij de hand.
Wat ziet de behandelaar?
Per aanvraag de antwoorden, met de voorwaarden bovenaan, en de bijlagen op de plek waar ze horen. Geen zoeken in een mailbox, geen aanvulverzoek om iets dat er wel is. De behandelaar begint bij de inhoud.
Werkt dit ook voor een fonds of een interne regeling?
Ja, het patroon is hetzelfde: voorwaarden als regels, vragen in stappen, bijlagen bij het antwoord. Bij een fonds of een interne regeling is inloggen eenvoudiger, en dan is de afstand van prototype naar gebruik kleiner.
