01
Vragen met vervolg
Een antwoord bepaalt de volgende vraag. Wie huurt, krijgt geen vragen over een hypotheek. De lijst is korter en de klant maakt hem af.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan een intakevragenlijst die het dossier vult in één dag?
Ja. Een vragenlijst die de klant vóór het eerste gesprek invult op zijn telefoon, met vragen die afhangen van eerdere antwoorden, en waarvan de antwoorden in het dossier landen op de plek waar de adviseur, behandelaar of accountmanager ze leest. Wat erbuiten valt, is het dossier zelf bouwen; dat bestaat, en de intake vult het. Het gesprek begint dan bij wat de klant wil, niet bij wie hij is.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat er eigenlijk wordt gevraagd
Niet of een vragenlijst te maken is, maar of de antwoorden op de juiste plek in het dossier landen, en of de klant hem afmaakt.
Het eerste gesprek met een klant gaat voor de helft over gegevens: wie bent u, wat is uw situatie. De adviseur typt na, en het dossier wordt na het gesprek gevuld uit aantekeningen. Wat de klant thuis had kunnen invullen, kost nu de helft van het uur dat voor het echte gesprek was bedoeld.
Een intakevragenlijst verplaatst dat naar vóór het gesprek. De klant krijgt een link, vult in op zijn telefoon, en de vragen passen zich aan: wie geen kinderen heeft, krijgt geen vragen over kinderen. Elke vraag hoort bij een veld in het dossier, en het antwoord landt daar. De adviseur ziet de klant al staan, met de open punten gemarkeerd.
In een dag bouwen we de vragenlijst met vervolgvragen, de link per klant, het invullen op de telefoon met tussentijds opslaan, en de koppeling naar het dossier met per vraag het veld. Vragen zonder veld worden een notitie. Het dossier zelf en een portaal voor de klant komen daarna.
02
Elke vraag een veld
Voor de bouw wordt per vraag bepaald waar het antwoord landt. Een vraag zonder veld wordt een notitie, of hij vervalt.
03
Op de telefoon, in delen
De klant vult in wanneer het uitkomt en kan stoppen en verdergaan. Een lijst die in één keer af moet, wordt niet ingevuld.
04
Klaar vóór het gesprek
De adviseur ziet het dossier gevuld en de open punten gemarkeerd. Het gesprek begint bij de vraag van de klant.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een vragenlijst met vervolgvragen, in delen in te vullen op de telefoon, met een link per klant.
- De koppeling naar het dossier: per vraag het veld waar het antwoord landt, en notities voor de rest.
- Een overzicht voor de adviseur van wie de intake af heeft, wie halverwege is en wie nog niet begonnen is.
- Een herinnering aan de klant een paar dagen voor het gesprek, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Het dossier of CRM zelf, en dossiers zonder koppelvlak.
- Vragen die de adviseur per klant zelf bedenkt; de lijst staat vast, met vervolgvragen.
- Documenten uploaden en uitlezen; dat kan erbij, als tweede stap.
- Beheer en de uitbreiding naar meerdere soorten intakes na de dag.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De vragen en de velden
De huidige intake naast het dossier: welke vraag hoort bij welk veld, welke vervalt, welke wordt een notitie.
- Stap 2
Vervolgvragen
Welke antwoorden welke vragen aan- of uitzetten. Korter voor wie het niet aangaat.
- Stap 3
Vragenlijst bouwen
Op de telefoon, in delen, met opslaan. Eén vraag per scherm waar dat helpt.
- Stap 4
Koppeling naar het dossier
Antwoorden naar de velden via het koppelvlak, notities erbij, met de naam van de klant en het tijdstip.
- Stap 5
Testen met echte intakes
Vijf klanten van deze week vullen hem in. Waar ze afhaken, wordt de lijst aangepast.
- Stap 6
Opleveren
De link in de afspraakbevestiging, code in je eigen repository en een lijst van wat documenten uploaden vraagt.
Volgende stap
Gaat de helft van jullie eerste gesprek over gegevens?
Stuur ons de intake zoals jullie die nu doen en vertel in welk systeem het dossier staat. Dan zeggen we of het in één dag werkend te maken is en welke vragen een veld hebben.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- Een lange lijst wordt niet ingevuld. Elke vraag die er niet toe doet, kost een klant die halverwege stopt. Vervolgvragen en tussentijds opslaan helpen; schrappen helpt meer.
- Het dossier bepaalt wat kan. Een vraag zonder veld wordt een notitie, en notities worden minder gelezen. Wie de intake serieus neemt, past het dossier aan, en dat is werk voor na de dag.
- Niet elke klant vult in. Wie het niet doet, heeft het oude gesprek. Dat is prima; de winst zit bij de meerderheid die het wel doet, en bij de adviseur die die tijd terugkrijgt.
- Antwoorden zijn persoonsgegevens. Soms bijzondere: gezondheid, financiën, gezinssituatie. De vragenlijst vraagt niet meer dan het gesprek zou vragen, en wat wordt bewaard, staat in het dossier met dezelfde regels.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Het eerste gesprek gaat voor de helft over gegevens die de klant thuis had kunnen invullen.
- Aan het eind van de dag vult de klant de intake vooraf op zijn telefoon en staan de antwoorden in het dossier.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt documenten erbij, meerdere soorten intakes en een klantportaal.
- Uploaden en uitlezen, koppelingen met planning en portaal, en beheer.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan een klant-intakevragenlijst die het dossier vult in één dag?
Ja. Een vragenlijst met vervolgvragen, in delen in te vullen op de telefoon via een link per klant, met de antwoorden in de velden van het dossier en de rest als notitie. Het dossier zelf en dossiers zonder koppelvlak vallen erbuiten.
Hoe komen de antwoorden in ons dossier?
Via het koppelvlak van uw CRM of dossiersysteem. Per vraag is vooraf bepaald welk veld het antwoord krijgt; vragen zonder veld worden een notitie bij het dossier. De adviseur opent het dossier zoals altijd en ziet het gevuld, met de open punten gemarkeerd.
Kunnen vragen afhangen van eerdere antwoorden?
Ja, en dat is wat de lijst kort houdt. Wie aangeeft geen partner te hebben, krijgt geen vragen over de partner; wie huurt, geen vragen over een hypotheek. Welke antwoorden welke vragen aan- of uitzetten, leggen we op de dag vast.
Wat als de klant halverwege stopt?
De antwoorden zijn opgeslagen en hij gaat later verder via dezelfde link. Een paar dagen voor het gesprek krijgt hij een herinnering. De adviseur ziet in het overzicht wie af is, wie halverwege is en wie niet is begonnen, en kan daarop bellen.
Werkt het ook voor intakes met gezondheids- of financiële gegevens?
Ja, met dezelfde zorg als het gesprek zelf. De vragenlijst vraagt niet meer dan nodig, de antwoorden staan in het dossier met de regels die daar gelden. Voor medische intakes kan een zwaardere inlog nodig zijn; dat bekijken we vooraf.
Kan de klant ook documenten meesturen?
Als tweede stap. Uploaden en uitlezen van een legitimatie, een loonstrook of een polis is een eigen onderdeel met eigen regels. De bouwdag richt zich op de vragen; wat de klant moet meenemen, staat aan het eind van de lijst.
