01
Vier velden
Datum, leverancier, totaalbedrag, btw. Meer heeft de administratie zelden nodig; wat erbij moet, zoals een categorie, kiest de indiener.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan een bonnetje fotograferen en uitlezen in één dag?
Ja. Een foto van een bon op de telefoon, en daaruit de datum, de leverancier, het bedrag en de btw, klaar in een scherm waarop de indiener controleert en indient. Wat erbuiten valt, is de goedkeuring en de uitbetaling; die staan op de Wat-kost-pagina over declaraties. Dit is het uitlezen zelf, en de vraag die eronder zit: hoe vaak leest het model een bon verkeerd, en wat gebeurt er dan.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat er eigenlijk wordt gevraagd
Niet of een model tekst van een foto kan halen, maar of het de vier velden goed heeft die de administratie nodig heeft, en of het zegt wanneer het twijfelt.
Een bonnetje is een klein document met een groot probleem: verfrommeld, verbleekt, in een opmaak die per winkel verschilt, met de gegevens die ertoe doen ergens tussen de regels. Wie declareert, typt datum, bedrag en btw over. Dat overtikken vervangt een foto met uitlezen.
Uitlezen is twee stappen. De tekst van de foto halen is bekend werk; het gaat goed bij een scherpe foto en slecht bij een schuine. De velden eruit halen is het echte werk: welk bedrag is het totaal, welke regel de btw, wat de datum. Een model doet dat goed op de meeste bonnen en verkeerd op sommige.
In een dag bouwen we de foto, het uitlezen van de vier velden met per veld een zekerheid, het controlescherm en het indienen met de foto erbij. Wat het model niet zeker weet, is gemarkeerd; wat het niet vindt, blijft leeg. Goedkeuring, uitbetaling en boeking komen daarna.
02
Zekerheid per veld
Elk veld zegt hoe zeker het model is. Onzeker is gemarkeerd, niet gevonden is leeg. Geraden wordt er niet.
03
Controle door de indiener
Wie de bon heeft, weet wat erop staat. Hij ziet de velden naast de foto en corrigeert in een paar seconden.
04
De foto blijft
De foto wordt bewaard bij de gegevens, want de bon is het bewijs. Wat de wet vraagt aan bewaren, geldt voor de foto.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Foto maken of uploaden op de telefoon, met een hulp om de bon recht en scherp te krijgen.
- Uitlezen van datum, leverancier, totaalbedrag en btw, met per veld een zekerheid en een markering bij twijfel.
- Een controlescherm met de foto en de velden naast elkaar, corrigeren en indienen.
- Een lijst van ingediende bonnen met foto en gegevens, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- De goedkeuring door een leidinggevende en de uitbetaling; zie de Wat-kost-pagina over declaraties.
- De boeking in de administratie en de koppeling met het boekhoudpakket.
- Facturen met meerdere regels; dat is een eigen onderwerp met een eigen pagina.
- Beheer en de uitbreiding naar meerdere soorten bewijsstukken na de dag.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
Bonnen verzamelen
Twintig echte bonnen van de laatste maand, inclusief de slechte: verfrommeld, thermisch verbleekt, buitenlands.
- Stap 2
Foto en opname
Fotograferen met een kader dat helpt, of uploaden. Slechte foto's worden herkend en opnieuw gevraagd.
- Stap 3
Uitlezen
Tekst van de foto, dan de vier velden eruit met een zekerheid per veld. Getest op de twintig bonnen.
- Stap 4
Controlescherm
Foto en velden naast elkaar, gemarkeerde velden eerst, corrigeren en indienen.
- Stap 5
Meten
Hoeveel van de twintig bonnen zonder correctie goed gaan, en welke soort bon mist. Dat is het cijfer voor de intake van de volgende stap.
- Stap 6
Opleveren
Werkend op de telefoon, code in je eigen repository en een lijst van wat goedkeuren en boeken vragen.
Volgende stap
Typen jullie mensen bonnetjes over in een formulier?
Stuur ons tien bonnetjes, inclusief de slechte. Dan zeggen we hoeveel het model er goed leest en of het in één dag werkend te maken is.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- Sommige bonnen leest het model verkeerd. Een verbleekte thermische bon, een handgeschreven bon, een bon met twee totalen. Daar helpt de markering en de controle; zonder die twee is uitlezen een bron van fouten in de administratie.
- De indiener moet nog steeds kijken. Tien seconden per bon in plaats van een minuut typen. Wie niet kijkt, dient een verkeerd bedrag in, en dat komt terug bij de controle.
- Btw is het lastigste veld. Bonnen zetten de btw op verschillende plekken en soms helemaal niet. Het model haalt hem eruit waar hij staat en markeert hem waar hij ontbreekt; de indiener kiest dan het tarief.
- Een foto is een bewijsstuk. De wet vraagt bewaren, en een foto voldoet als hij leesbaar is en bij de boeking hoort. Hoe lang en waar, hoort bij de administratie, niet bij de app.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Medewerkers typen bonnetjes over in een formulier en de administratie legt de foto ernaast.
- Aan het eind van de dag maakt de medewerker een foto, controleert de uitgelezen velden en dient in.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt de goedkeuring, de uitbetaling en de boeking erbij, gekoppeld aan de administratie.
- Goedkeuringsflow, koppeling met boekhouding en salaris, en beheer.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan een bonnetje fotograferen en de gegevens laten uitlezen in één dag?
Ja. Een foto op de telefoon, uitlezen van datum, leverancier, totaalbedrag en btw met per veld een zekerheid, een controlescherm met de foto ernaast en indienen met de foto bewaard. De goedkeuring, de uitbetaling en de boeking vallen erbuiten; die staan op de Wat-kost-pagina.
Hoe vaak leest het model een bon goed?
Dat meten we op de dag met jullie eigen bonnen, inclusief de slechte. Gedrukte bonnen op een scherpe foto gaan meestal goed; verbleekte, handgeschreven en buitenlandse bonnen zijn de uitzonderingen. Het cijfer per soort bon is de uitkomst van de dag.
Wat gebeurt er als het model iets niet zeker weet?
Het veld wordt gemarkeerd en de indiener ziet het als eerste, naast de foto. Wat het model niet vindt, blijft leeg. Het raadt niet, want een geraden bedrag dat door de controle komt, is erger dan een leeg veld dat om invoer vraagt.
Werkt het ook met facturen?
Voor een factuur met één bedrag ja. Facturen met meerdere regels, artikelnummers en betalingskenmerken zijn een eigen onderwerp met een eigen pagina; daar is het uitlezen van de regels het werk, en dat past niet in dezelfde dag als het bonnetje.
Mogen we de foto als bewijs bewaren in plaats van de bon?
Ja, als de foto leesbaar is, bij de boeking hoort en bewaard blijft zolang de wet vraagt. De app bewaart de foto bij de gegevens; hoe lang en waar, regelt de administratie. Wie het zeker wil weten, legt het voor aan de accountant.
Wat is het verschil met de Wat-kost-pagina over declaraties?
Die pagina gaat over de hele keten: foto, uitlezen, goedkeuren, uitbetalen en boeken, en wat dat kost. Deze pagina gaat over wat in één dag kan: het uitlezen zelf, gemeten op jullie bonnen, met de controle erbij. Dat is de eerste stap van die keten en de stap waar de meeste twijfel over bestaat.
