01
Indienen is eenvoudig
Een formulier met bedrag, datum, categorie en een foto van de bon is een half dagdeel werk.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan een declaratie met goedkeuring in één dag?
Een bon fotograferen, bedrag en datum invullen, en de leidinggevende laten goedkeuren: dat is in een dag te bouwen. Wat een dag niet oplevert is de koppeling met je salarisadministratie en het automatisch uitlezen van bonnen. Dat verschil bepaalt of één dag genoeg is.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Waarom goedkeuren makkelijker is dan verwerken
Het indienen is een middag. De boekhouding is het echte werk.
Een declaratie doorloopt drie stappen die weinig met elkaar te maken hebben. Iemand dient in, iemand keurt goed, en daarna moet het bedrag ergens terechtkomen: op een loonstrook, in een boekhouding of op een bankrekening. De eerste twee stappen zijn eenvoudig en voorspelbaar.
De derde stap is waar het werk zit. Een declaratie met btw moet anders geboekt worden dan een kilometervergoeding, en wat er fiscaal wel en niet onbelast vergoed mag worden, verandert. Dat is geen bouwprobleem maar een administratieve werkelijkheid waar je software zich aan moet houden.
In één dag bouwen we de eerste twee stappen helemaal af, plus een export die je administratie kan inlezen. Het automatisch uitlezen van bonnen en de directe koppeling met je salarispakket zijn een volgende stap. Dat is geen bezwaar, zolang je weet welk deel je koopt.
02
Goedkeuren ook
Naar de leidinggevende, met een bericht en een knop. Daar zit zelden de complexiteit.
03
Verwerken niet
Btw, kilometers en onbelaste vergoedingen hebben eigen regels die per categorie verschillen.
04
Bewaren is een eis
Een bon moet bewaard blijven voor de fiscale bewaarplicht, en terugvindbaar zijn bij de bijbehorende boeking.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Indienen met bedrag, datum, categorie en een foto van de bon, vanaf de telefoon.
- Goedkeuring door de leidinggevende, met bericht en een reden bij afwijzing.
- Een overzicht per medewerker en per periode, met de status erbij.
- Een export die je boekhouding of salarispakket kan inlezen.
Buiten scope
- Bonnen automatisch uitlezen met tekstherkenning.
- Een directe koppeling met je salarispakket of boekhouding.
- Meerdere goedkeuringslagen en afdelingsbudgetten.
- Creditcardafschriften inlezen en matchen met declaraties.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De categorieën ophalen
Wat declareren mensen bij jullie, en welke regels horen daarbij.
- Stap 2
Indienen bouwen
Een formulier op de telefoon, met de camera voor de bon.
- Stap 3
Goedkeuring bouwen
Naar de juiste leidinggevende, met bericht en afwijsreden.
- Stap 4
Het overzicht
Per medewerker en per periode, met status en historie.
- Stap 5
De export
In een vorm die je administratie kan inlezen, zonder overtikken.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository, met de openstaande punten op papier.
Volgende stap
Wil je weten welk deel bij jullie past?
Vertel wat er bij jullie gedeclareerd wordt, hoeveel mensen het doen en waar het nu naartoe gaat. In een korte intake bepalen we welk deel in één dag te bouwen is.
04/06
Eerlijk over een declaratie in één dag
- Er bestaan goede declaratie-apps. Als je alleen bonnen wilt indienen en goedkeuren, is een bestaand pakket vrijwel zeker goedkoper. Bouwen loont pas als jullie proces afwijkt.
- De fiscale kant blijft van jullie. Wat onbelast vergoed mag worden en hoe iets geboekt hoort te worden, bepaalt je accountant. Wij bouwen wat jullie afspreken.
- Bonnen uitlezen is geen dagwerk. Tekstherkenning op een kreukelige kassabon werkt zelden meteen goed. Dat is een volgende stap met een eigen testronde.
- Een prototype is geen administratie. Er zit geen ondersteuning op en geen koppeling met je loonverwerking. Het laat zien of de werkwijze klopt.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een eigen flow de fouten uit het huidige proces haalt.
- Aan het eind van de dag is er een werkende declaratie met goedkeuring en een export.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt bonnen laten uitlezen en direct koppelen aan je loonverwerking.
- Tekstherkenning, meerdere goedkeuringslagen, budgetten en beheer van rechten.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan een declaratie met goedkeuring echt in één dag?
Het indienen, de bonfoto, de goedkeuring door de leidinggevende en een overzicht: ja. Daar komt een export bij die je administratie kan inlezen. Wat niet in een dag past is het automatisch uitlezen van bonnen en een directe koppeling met je salarispakket. Die twee zijn een volgende stap.
Waarom is bonnen uitlezen geen dagwerk?
Omdat de praktijk rommeliger is dan de demo. Een gekreukelde kassabon met een vage druk en een handgeschreven bedrag erop is een ander geval dan een nette factuur. Tekstherkenning haalt daar vaak het bedrag of de btw uit, maar niet altijd, en juist die uitzonderingen kosten de tijd.
Hoe gaat de app om met btw en kilometervergoeding?
Door ze als verschillende categorieën te behandelen met elk hun eigen velden. Bij kilometers vul je een afstand in en rekent de app met het tarief dat jullie hanteren; bij een bon met btw leg je het btw-bedrag apart vast. Welke bedragen en regels gelden, bepalen jullie en je accountant.
Blijven de bonnen bewaard?
Ja. De foto blijft bij de declaratie staan en is terug te vinden bij de boeking waar hij bij hoort. Dat is nodig voor de fiscale bewaarplicht, en het is ook praktisch: bij een vraag achteraf hoef je niet in een mailbox te zoeken.
Werkt dit op de telefoon van medewerkers?
Ja, dat is het uitgangspunt. Een declaratie wordt bijna altijd onderweg ingevuld, vlak nadat de bon is gekregen. Als het invullen pas op kantoor kan, blijft de bon in een jaszak zitten en komt hij weken later alsnog binnen.
Kunnen we meerdere goedkeurders instellen?
In een bouwdag houden we het bij één goedkeurder per declaratie, meestal de leidinggevende. Meerdere lagen, bedragen waarboven iemand anders moet tekenen en afdelingsbudgetten kunnen wel, maar dat is een structuur die onderhouden moet worden en die hoort in een traject.
