01
Drempels en mandaten
Eén grens is een regel. Meerdere grenzen met wisselende tekenbevoegden is een structuur die onderhouden moet worden.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van een eigen inkoopaanvraag?
Een formulier met een goedkeuringsstap is goedkoop. Wat de kosten bepaalt is alles eromheen: hoeveel drempelbedragen je kent, hoeveel mensen mogen tekenen, en of de aanvraag daarna nog ergens naartoe moet. Die drie vragen verklaren vrijwel het hele verschil tussen een dag en een traject.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet het formulier, maar de regels erachter.
Een inkoopaanvraag is in de kern eenvoudig: iemand vraagt iets aan, iemand anders keurt goed, en daarna mag er besteld worden. Dat deel is in een dag te bouwen en kost bij vrijwel elke leverancier ongeveer hetzelfde. De prijs loopt uiteen op wat er in jouw organisatie omheen staat.
De eerste kostenpost is het aantal drempelbedragen. Eén grens waarboven de budgethouder moet tekenen is een regel. Drie grenzen met verschillende tekenbevoegden per afdeling is een mandaatstructuur, en die moet worden onderhouden als er iemand van functie wisselt. Dat is geen bouwwerk maar beheerwerk, en het loopt door.
De tweede is de vraag waar de aanvraag naartoe gaat. Blijft hij in het systeem staan als overzicht, dan ben je klaar. Moet er een inkooporder uit naar je ERP en moet de factuur daar later tegen gematcht worden, dan bouw je een koppeling en daarmee een tweede project. Vraag daarom eerst of je die koppeling op dag één nodig hebt.
02
Aantal aanvragers
Tien collega's die af en toe iets aanvragen is iets anders dan tweehonderd met een eigen afdelingsbudget.
03
De koppeling erna
Een overzicht is gratis. Een inkooporder in je ERP met factuurmatching is een eigen traject.
04
Bewijs achteraf
Wie wanneer wat heeft goedgekeurd, moet terug te lezen zijn. Dat is een ontwerpkeuze, geen extraatje.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een aanvraagformulier met leverancier, bedrag, kostenplaats en toelichting.
- Eén drempelbedrag met een goedkeurder, met bericht bij een nieuwe aanvraag.
- Een overzicht van openstaande en afgehandelde aanvragen, met wie wanneer tekende.
- Een live URL en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Een mandaatstructuur met meerdere drempels per afdeling.
- Een koppeling naar je ERP met inkooporders en factuurmatching.
- Leveranciersbeheer, contracten en raamovereenkomsten.
- Koppeling met je identiteitsbeheer voor wie welke rol heeft.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De regels ophalen
Welke bedragen, welke tekenbevoegden en wat er gebeurt bij afwezigheid.
- Stap 2
Het formulier bouwen
Wat een aanvrager invult, en wat het systeem zelf al weet.
- Stap 3
De drempel inbouwen
Boven het bedrag naar de goedkeurder, eronder direct akkoord.
- Stap 4
Berichtgeving
De goedkeurder krijgt bericht, de aanvrager hoort de uitkomst.
- Stap 5
Het overzicht
Openstaand, goedgekeurd en afgewezen, met de historie erbij.
- Stap 6
Opleveren
Draaiend op een live URL, code in je eigen repository, met de openstaande punten op papier.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw situatie wordt?
Vertel hoeveel drempelbedragen je kent, hoeveel mensen mogen tekenen en of de aanvraag naar een ander systeem moet. Met die drie antwoorden is te zeggen welk deel in één dag past.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Een eigen flow is niet altijd goedkoper. Als je ERP al een module voor bestelaanvragen heeft, is die aanzetten vrijwel zeker voordeliger dan iets nieuws laten bouwen. Vraag dat eerst na.
- De mandaatstructuur is het echte werk. Het bouwen kost een dag, het bijhouden van wie mag tekenen kost elk jaar opnieuw tijd. Reken die tijd mee.
- Een prototype is geen inkoopsysteem. Er zit geen ondersteuning op en geen koppeling met je administratie. Het laat zien of de werkwijze klopt, meer niet.
- De winst zit in de doorlooptijd. Wat je bespaart is de mailketen rond goedkeuringen. Meet eerst hoeveel dagen die nu kost, anders weet je niet wat je terugverdient.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een eigen flow de mailketen rond goedkeuringen kan vervangen.
- Aan het eind van de dag is er een werkende aanvraag met één drempel en een overzicht.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt meerdere drempels, afdelingsbudgetten en een koppeling met je ERP.
- Inkooporders, factuurmatching, leveranciersbeheer en beheer van rechten.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost een eigen inkoopaanvraag?
Dat hangt af van drie dingen: hoeveel drempelbedragen je hanteert, hoeveel mensen mogen tekenen en of de aanvraag naar een ander systeem moet. Een formulier met één drempel en een overzicht is een bouwdag. Een mandaatstructuur met een ERP-koppeling is een traject. Zonder die drie antwoorden is elk bedrag een slag in de lucht.
Waarom is de koppeling met het ERP zo bepalend?
Omdat je dan niet één systeem bouwt maar twee systemen aan elkaar knoopt. Een inkooporder die in je ERP moet landen en waar later een factuur tegenaan gematcht wordt, raakt aan je financiële administratie. Dat vraagt afstemming met de partij die dat ERP beheert, en die afstemming duurt meestal langer dan het bouwen.
Kunnen we klein beginnen met één drempelbedrag?
Ja, en dat is meestal het verstandigst. Eén grens laat al zien of de werkwijze werkt en of mensen hem gebruiken. Blijkt dat zo, dan weet je bovendien beter welke drempels je echt nodig hebt, in plaats van ze vooraf allemaal te bedenken.
Is dit iets anders dan wat ons boekhoudpakket al kan?
Vaak niet, en dat is het eerste dat je moet uitzoeken. Veel pakketten hebben een module voor bestelaanvragen die je met een vinkje aanzet. Die is zelden mooi, maar hij is er en hij is gekoppeld. Laat pas iets bouwen als die module aantoonbaar niet past bij hoe jullie werken.
Hoe gaan jullie om met wie wanneer heeft goedgekeurd?
Dat leggen we vast bij de aanvraag zelf: wie tekende, op welk moment en op welk bedrag. Dat is geen extra functie maar een ontwerpkeuze, want een goedkeuring die je achteraf niet kunt terugvinden heeft geen waarde bij een controle.
Wat als iemand met tekenbevoegdheid afwezig is?
Dan moet er een vervanger zijn, anders staat de aanvraag stil. Hoe je dat regelt is een organisatievraag en geen softwarevraag: een vaste plaatsvervanger, een tweede goedkeurder of een grens waaronder iemand anders mag tekenen. Wij bouwen wat jullie afspreken, maar de afspraak moet er zijn.
