01
De regels zijn het werk
Een kop uitlezen is makkelijk. Vijftig klanten die een artikel elk anders noemen, is het echte probleem.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Kan gegevens uit inkooporders halen in één dag?
Ja. Inkooporders en bestelbonnen die als pdf, scan of e-mail binnenkomen, worden gelezen en de gegevens erin komen in een tabel: klant, ordernummer, regels met artikel, aantal en prijs, leverdatum en afleveradres. Wat erbuiten valt, is de order automatisch in jullie ERP zetten zonder dat iemand ernaar kijkt. Elke uitgelezen order eindigt in een controlescherm, en wat het model niet zeker weet, staat daar gemarkeerd.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat er eigenlijk wordt gevraagd
Niet of een model een pdf kan lezen, maar of de artikelregels van vijftig verschillende klanten in één tabel passen, en wat er gebeurt als een regel niet klopt.
Een inkooporder komt binnen zoals de klant hem maakt: een pdf uit zijn eigen systeem, een foto van een bestelbon, een e-mail met de regels in de tekst. Iemand op de binnendienst typt dat over in het ERP: kop, regels, aantallen, adres. Dat overtypen is het werk dat automatisch kan, en het is ook het werk waar de fouten zitten, omdat een 12 een 21 wordt op een drukke middag.
Het lastige is niet de kop maar de regels. Elke klant noemt een artikel anders: met jullie nummer, met zijn eigen nummer, met een omschrijving of met alle drie. Het model leest de regel en zoekt het artikel op in jullie lijst. Vindt het één artikel met zekerheid, dan vult het dat in. Vindt het er twee of geen, dan blijft de regel open met de kandidaten erbij, en beslist de binnendienst.
Dat is de vorm die we in een dag bouwen: orders komen binnen, worden gelezen, worden een tabel met kop en regels, en komen op een controlescherm waarop de gemarkeerde velden opvallen. De binnendienst controleert een order in een minuut in plaats van hem in tien minuten over te typen. De stap daarna, de order in het ERP zetten, doet een mens met één knop, of later een koppeling als de tabellen goed genoeg blijken.
02
Herkennen tegen jullie lijst
Elke regel wordt vergeleken met jullie artikellijst. Eén zekere match wordt ingevuld; twijfel blijft open met de kandidaten erbij.
03
Twijfel is zichtbaar
Een veld dat het model niet zeker weet, is gemarkeerd. Niets wordt stilletjes geraden.
04
Controleren, niet overtypen
De binnendienst leest een tabel na in plaats van een pdf over te typen. Dat is het verschil in tijd en in fouten.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Orders als pdf, scan, foto of e-mailtekst, binnengehaald uit een mailbox of map.
- Uitlezen van kop en regels: klant, ordernummer, artikel, aantal, prijs, leverdatum, adres.
- Herkenning van artikelen tegen jullie artikellijst, met twijfel gemarkeerd en kandidaten erbij.
- Een controlescherm per order, een export naar csv of Excel, en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- De koppeling met jullie ERP; de order gaat eerst als export of via één knop verder.
- Orders in een taal of vorm die niet in de voorbeelden van de dag zat.
- Prijscontrole tegen afspraken en kortingen; dat is een stap voor daarna.
- Beheer en de uitbreiding naar meer documentsoorten na de dag.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
Voorbeelden verzamelen
Twintig echte orders van verschillende klanten, met de handmatige invoer erbij als antwoordsleutel.
- Stap 2
Binnenhalen
Orders uit de mailbox of map, bijlagen en e-mailtekst als bron.
- Stap 3
Uitlezen
Kop en regels naar een vaste structuur, met per veld hoe zeker het model is.
- Stap 4
Artikelen herkennen
Elke regel tegen jullie lijst. Eén match wordt ingevuld, twijfel blijft open.
- Stap 5
Controlescherm
De binnendienst ziet order en tabel naast elkaar, corrigeert en keurt goed.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository en een lijst van wat de ERP-koppeling nodig heeft.
Volgende stap
Typt jullie binnendienst orders over uit pdf's?
Stuur ons tien orders van verschillende klanten en jullie artikellijst. Dan zeggen we of het in één dag werkend te maken is en welke klanten het lastigst zijn.
04/06
Eerlijk over wat dit oplevert
- Niet elke order wordt goed gelezen. Een slechte scan, een handgeschreven bon of een klant met een nieuwe opmaak geeft open velden. Die zijn gemarkeerd; het model raadt niet. Het controlescherm blijft nodig.
- De artikellijst bepaalt de kwaliteit. Als jullie lijst geen klantnummers of omschrijvingen bevat, kan het model minder herkennen. Een deel van de dag gaat in het verrijken van die lijst.
- Het ERP koppelen is een eigen stap. Een order via een koppeling in het ERP zetten vraagt afspraken over fouten, dubbelen en rechten. Dat doe je als de tabellen een paar weken goed blijken.
- Ordergegevens zijn bedrijfsgegevens. Prijzen en klanten gaan door een model. Welk model, waar het draait en wat er bewaard blijft, spreken we vóór de dag af.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Jullie binnendienst typt dagelijks orders over uit pdf's en e-mails, en er sluipen fouten in.
- Aan het eind van de dag wordt elke order een gecontroleerde tabel met herkende artikelen.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt orders rechtstreeks in het ERP, met prijscontrole en meer documentsoorten.
- Koppelingen, foutafhandeling, beheer en de uitrol naar alle klanten en kanalen.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Kan gegevens uit inkooporders halen in één dag?
Ja. Orders als pdf, scan of e-mail worden gelezen en komen als tabel met kop en regels op een controlescherm, met artikelen herkend tegen jullie lijst en twijfel gemarkeerd. De koppeling met het ERP valt erbuiten; de order gaat eerst als export of via één knop verder.
Wat is het verschil met facturen uitlezen?
Een factuur heeft een vaste set velden en één afzender per keer. Een inkooporder heeft regels die tegen jullie artikellijst moeten worden gelegd, en elke klant noemt een artikel anders. Dat herkennen is het werk van de dag, en het is ook waar de meeste winst zit.
Hoe herkent het model onze artikelen?
Het vergelijkt elke regel met jullie artikellijst: jullie nummer, het klantnummer als dat bekend is, en de omschrijving. Eén zekere match wordt ingevuld. Twee kandidaten of geen: de regel blijft open met de kandidaten erbij, en de binnendienst kiest. Elke keuze maakt de lijst beter.
Wat gebeurt er met een order die het model niet goed leest?
De velden die het niet zeker weet, staan gemarkeerd op het controlescherm, en de oorspronkelijke pdf staat ernaast. De binnendienst vult in of corrigeert. Een order wordt nooit ongezien doorgestuurd; dat is de afspraak die het veilig maakt.
Kunnen we dit koppelen aan ons ERP?
Niet in de bouwdag. De goedgekeurde order gaat eerst als csv of Excel verder, of via één knop naar een importfunctie als jullie ERP die heeft. Een echte koppeling met foutafhandeling is de logische volgende stap als de tabellen goed genoeg blijken.
Werkt het ook voor bestelbonnen op papier?
Ja, als foto of scan. Gedrukte bonnen gaan goed; handgeschreven bonnen minder, en die komen vaker met gemarkeerde velden op het controlescherm. Op de dag testen we op jullie echte bonnen, zodat je weet welke klanten het lastigst zijn.
