01
De variatie in orders
Tien vaste klanten met een vast format is een dag. Honderden klanten die elk anders bestellen, is oefenen op de meest voorkomende.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van gegevens uit inkooporders halen?
Een bestelbon of inkooporder uitlezen is goedkoop; een model doet dat vandaag betrouwbaar. Wat de kosten bepaalt, is wat er daarna met die regels moet gebeuren: of ze in je eigen artikelbestand herkend moeten worden, waar ze naartoe moeten, en wie controleert voordat er iets wordt ingevoerd. Die drie vragen bepalen of het een dag is of een traject.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet het lezen, maar het herkennen en het wegzetten.
Inkooporders komen binnen als pdf, als foto van een bestelbon of als mail met een tabel erin. Iemand tikt de regels over in het ordersysteem: artikel, aantal, prijs, leverdatum. Bij twintig orders per dag is dat een dagtaak, en het is precies het werk waar fouten in sluipen: een nul te veel, een verkeerd artikelnummer, een verkeerde eenheid.
Het uitlezen van die regels is het goedkope deel. Een model haalt uit vrijwel elke opmaak de regels met aantal, omschrijving en prijs. Duurder is de stap erna: de omschrijving van de klant koppelen aan jouw artikelnummer. 'Bout M8 verzinkt, doos' is bij jou artikel 4471, maar dat weet het model niet uit zichzelf. Hoe groter je artikelbestand en hoe vrijer klanten omschrijven, hoe meer werk die herkenning is.
De derde kostenpost is waar de order naartoe moet. Blijft het bij een controlescherm waar een medewerker de regels bevestigt en overneemt, dan is dat een bouwdag. Moet de order rechtstreeks je ERP in, met voorraadcheck en orderbevestiging naar de klant, dan bouw je een koppeling en daarmee een tweede project. Begin bij het controlescherm; dat laat al zien of de herkenning goed genoeg is.
02
Artikelen herkennen
Van vrije omschrijving naar jouw artikelnummer. Dit is de post die het verschil maakt, en die groeit met je assortiment.
03
De koppeling erna
Een controlescherm is een dag. Rechtstreeks je ERP in, met voorraad en bevestiging, is een traject.
04
De controlestap
Wie kijkt ernaar voordat de order wordt aangemaakt? Zolang dat een mens is, kan de herkenning fouten maken zonder dat een klant het merkt.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Orders inlezen uit pdf, foto of mail, met de regels uitgelezen: artikel, aantal, prijs, datum.
- Herkenning van artikelen op basis van je artikelbestand, met een voorstel per regel.
- Een controlescherm waarin een medewerker regels bevestigt of corrigeert en de order overneemt.
- Een live URL en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- Een koppeling die orders rechtstreeks in je ERP aanmaakt.
- Voorraadcontrole, prijsafspraken per klant en orderbevestiging naar de klant.
- Onderhoud van je artikelbestand zelf; dat moet op orde zijn voordat herkenning zin heeft.
- EDI-koppelingen met grote afnemers.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
Orders verzamelen
Twintig echte orders van verschillende klanten, in de opmaak waarin ze binnenkomen.
- Stap 2
Het artikelbestand
Een export van je artikelen met nummer, omschrijving en eenheid.
- Stap 3
Uitlezen bouwen
Het model leest per order de regels en geeft ze gestructureerd terug.
- Stap 4
Herkenning bouwen
Per regel een voorstel voor het artikelnummer, met hoe zeker het model is.
- Stap 5
Het controlescherm
Order links, herkende regels rechts, bevestigen of aanpassen en overnemen.
- Stap 6
Opleveren
Draaiend op een live URL, code in je eigen repository, met de trefkans per klant op papier.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw situatie wordt?
Stuur ons een paar orders zoals ze binnenkomen en vertel hoe groot je artikelbestand is en waar de order naartoe moet. Met die drie dingen is te zeggen welk deel in één dag past.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Het artikelbestand bepaalt het succes. Als je artikelen slordige omschrijvingen hebben of dubbel voorkomen, herkent geen enkel systeem ze goed. Dat opruimen is werk voor jullie, en het loont ook zonder deze bouwdag.
- Herkenning is nooit honderd procent. Daarom is het controlescherm geen tussenstap maar het product. Wie het wil overslaan, moet eerst maanden meten hoe vaak het goed gaat.
- Een portaal kan goedkoper zijn. Als je klanten zou kunnen laten bestellen in een eigen portaal, hoef je niets uit te lezen. Dat is niet altijd haalbaar, maar vraag het jezelf eerst.
- De winst zit in de invoertijd en de fouten. Meet nu hoeveel minuten een order kost om in te voeren en hoe vaak er een correctie nodig is. Anders weet je straks niet wat je hebt gewonnen.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of uitlezen en herkennen bij jullie orders het overtikken kan vervangen.
- Aan het eind van de dag werkt de keten tot en met het controlescherm, op jullie eigen orders.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt orders rechtstreeks in je ERP, met voorraadcheck en bevestiging naar de klant.
- Prijsafspraken per klant, EDI met grote afnemers en beheer van uitzonderingen.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost gegevens uit inkooporders halen?
Dat hangt af van drie dingen: hoe verschillend de orders binnenkomen, hoe groot en hoe schoon je artikelbestand is, en of de order in een controlescherm mag landen of rechtstreeks je ERP in moet. Uitlezen met herkenning en een controlescherm is een bouwdag. Een rechtstreekse koppeling met je ERP is een traject.
Kan extractie de orderinvoer echt versnellen?
Ja, mits je de controlestap behoudt. Een medewerker die twintig regels bevestigt, is veel sneller klaar dan een die twintig regels overtikt, en maakt minder fouten. De versnelling zit dus niet in het weghalen van de mens, maar in het veranderen van typen naar controleren.
Waarom is het herkennen van artikelen zo bepalend?
Omdat een klant zelden jouw artikelnummer gebruikt. Het model moet 'doos bouten M8' koppelen aan het juiste artikel in jouw bestand, en dat wordt moeilijker naarmate je meer artikelen hebt die op elkaar lijken. Een schoon artikelbestand met duidelijke omschrijvingen maakt dit deel klein; een rommelig bestand maakt het groot.
Kunnen we ook orders per mail inlezen?
Ja. Een mail met de order in de tekst of als bijlage is een gangbare bron, en het model leest beide. Wat lastiger is, zijn mails waarin een klant naar een eerdere order verwijst, zoals 'hetzelfde als vorige maand'. Die komen in het controlescherm met een opmerking, en dan zoekt een medewerker het op.
Wat als een klant een artikel bestelt dat we niet hebben?
Dan herkent het systeem geen artikel en zegt het dat. De regel komt in het controlescherm als 'onbekend', en een medewerker kiest een artikel of wijst de regel af. Dat is beter dan een verkeerde gok die als order de deur uit gaat.
Is dit anders dan wat ons ERP al kan?
Sommige ERP-pakketten hebben een module om orders uit pdf te lezen. Vraag dat eerst na. Vaak lezen die alleen vaste formaten of alleen van klanten die al gekoppeld zijn. Als jullie orders vooral in vrije vorm binnenkomen, is dat het moment waarop een eigen oplossing zin heeft.
