01
Gegevens door het lid zelf
Adres, telefoon, mail, gezinsleden. Het lid werkt het bij, het bestuur ziet de wijziging, niemand overtypt.
OneDayBuild, het bouwdagmerk van Appfront
Wat bepaalt de kosten van een ledenomgeving met contributie?
Een omgeving waarin leden inloggen, hun gegevens bijwerken en hun contributie zien, is op zichzelf eenvoudig. Wat de prijs bepaalt, is de contributie zelf: de incasso met machtiging, de verschillende tarieven en de koppeling met de boekhouding. Daarnaast de vraag wie er allemaal inlogt en wat ze mogen zien. Die dingen bepalen of het een dag is of een traject, en of een eigen omgeving een standaardpakket kan verslaan.
- Eén werkdag
- Werkend prototype
- Code in je eigen repository
01/06
Wat de kosten bepaalt
Niet het inloggen, maar het geld en de rollen.
Verenigingen, stichtingen en clubs houden hun leden bij in een spreadsheet of een standaard ledenadministratie, en de contributie loopt via een incassobestand dat de penningmeester één keer per jaar maakt. Leden mailen adreswijzigingen, vragen of ze al betaald hebben, en het bestuur weet niet precies wie er nog lid is. Een ledenomgeving waarin het lid zelf inlogt, zijn gegevens bijwerkt en zijn contributiestatus ziet, haalt dat werk weg.
Het inloggen en het wijzigen van gegevens zijn het goedkope deel. Duurder is de contributie: een machtiging per lid, een incasso per periode via een betaaldienst, verschillende tarieven voor jeugd, gezinnen en ereleden, en de terugkoppeling van wat is betaald en wat is gestorneerd naar de boekhouding. Wie dat in de omgeving wil, bouwt een klein facturatiesysteem.
De derde post zijn de rollen. Een lid ziet zichzelf, een commissie ziet haar deelnemers, het bestuur ziet alles, en de penningmeester ziet het geld. Elke rol is een afspraak over wat iemand mag zien, en bij persoonsgegevens van leden, zeker van jeugdleden, is dat geen bijzaak. Begin bij de omgeving voor het lid met gegevens en contributiestatus uit jullie huidige lijst; de incasso en de rollen volgen als de omgeving wordt gebruikt.
02
Contributiestatus
Wat het lid moet betalen, wat is betaald en wanneer de volgende incasso komt. De vraag 'heb ik al betaald' verdwijnt.
03
Incasso met machtiging
Per lid een machtiging, een vooraankondiging en de afschrijving via een betaaldienst. Dit is de post die het verschil maakt.
04
Rollen en de AVG
Wie ziet wat, per rol, en niet meer dan nodig. Bij jeugdleden zijn de ouders de ingang.
02/06
Wat valt binnen en buiten de bouwdag
Binnen scope
- Een ledenomgeving met inloggen via een link per mail, eigen gegevens bijwerken en gezinsleden.
- De contributiestatus per lid uit jullie huidige ledenlijst of incassobestand: te betalen, betaald, openstaand.
- Een ledenlijst voor het bestuur met de wijzigingen van leden zichtbaar, en een export.
- Een live URL en de code in je eigen repository.
Buiten scope
- De incasso zelf: machtigingen, vooraankondiging en afschrijving via een betaaldienst; dat is het traject erna.
- Koppeling met de boekhouding en het verwerken van storneringen.
- Rollen voor commissies en meerdere bestuursleden met eigen rechten; voor het prototype is er lid en bestuur.
- Een ledenapp in de appstores; de omgeving is een webpagina.
03/06
Hoe de bouwdag verloopt
- Stap 1
De ledenlijst en de contributie op tafel
Hoe de lijst er nu uitziet, welke tarieven er zijn en hoe de incasso nu loopt.
- Stap 2
Inloggen en gegevens
Een link per mail, eigen gegevens bijwerken, gezinsleden erbij.
- Stap 3
Contributiestatus
Per lid het tarief, wat is betaald en wat openstaat, uit jullie huidige gegevens.
- Stap 4
Bestuursoverzicht
De ledenlijst met wijzigingen, filters en een export voor de penningmeester.
- Stap 5
Meten
Hoeveel leden loggen in en werken iets bij in de eerste weken, en hoeveel mails het bestuur minder krijgt.
- Stap 6
Opleveren
Live URL, code in je eigen repository, en de eerste leden erin.
Volgende stap
Wil je weten wat het in jouw situatie wordt?
Vertel hoeveel leden jullie hebben, welke tarieven er zijn en hoe de incasso nu loopt. Dan zeggen we of een standaardpakket volstaat of welk deel in één dag past.
04/06
Eerlijk over de kosten hiervan
- Een standaard ledenadministratie is vaak genoeg. Voor een vereniging met vaste tarieven en een jaarlijkse incasso doet een bestaand pakket dit goed. Bouw als jullie afspraken afwijken of als de omgeving onderdeel is van iets groters, zoals een planning of een reserveringssysteem.
- De incasso is geen bijzaak. Machtigingen, vooraankondigingen en storneringen hebben regels. Dat bouw je niet in een dag, en je doet het via een betaaldienst, niet zelf.
- Persoonsgegevens van leden zijn gevoelig. Zeker bij jeugdleden. Toon per rol alleen wat nodig is, en laat een ouder de ingang zijn voor een minderjarig lid.
- Leden loggen in als het iets oplevert. Een omgeving waar je alleen je adres kunt wijzigen, wordt één keer bezocht. Contributiestatus, inschrijven voor activiteiten of een ledenpas zijn de reden om terug te komen.
05/06
Twee manieren om verder te gaan
De bouwdag maakt je idee aantoonbaar. Wil je daarna doorbouwen naar een volwaardige applicatie, dan doet Appfront dat traject.
Eén bouwdag, OneDayBuild
- Je wilt weten of een eigen ledenomgeving het bestuur werk scheelt, vóór je een pakket vervangt.
- Aan het eind van de dag loggen echte leden in, werken hun gegevens bij en zien hun contributiestatus.
- Één dag, vaste prijs, code in je eigen repository.
Volledig traject, Appfront
- Het werkt en je wilt de incasso, de boekhouding, rollen voor commissies en inschrijven voor activiteiten.
- Een ledenpas, een app en beheer door het bestuur zonder ontwikkelaar.
- Een traject bij Appfront, met beheer en doorontwikkeling.
06/06
Veelgestelde vragen
Wat kost een ledenomgeving met contributie en gegevens?
Dat hangt af van drie dingen: of de contributie-incasso in de omgeving moet, hoeveel tarieven en uitzonderingen er zijn, en hoeveel rollen er inloggen. Inloggen, gegevens bijwerken en de contributiestatus uit jullie huidige lijst is een bouwdag. Incasso via een betaaldienst, de boekhouding en rollen voor commissies zijn een traject.
Kan een eigen omgeving een standaard ledenadministratie vervangen?
Alleen als jullie afspraken niet in dat pakket passen, of als de omgeving meer moet doen dan leden bijhouden: activiteiten, reserveringen, een ledenpas. Voor een vereniging met vaste tarieven en een jaarlijkse incasso is een pakket meestal sneller en goedkoper. De bouwdag laat zien of dat bij jullie zo is.
Hoe loggen leden in?
Met een link per mail; geen wachtwoord dat ze vergeten. Voor bestuursleden die vaker inloggen en meer zien, hoort een wachtwoord met een tweede factor erbij. Bij jeugdleden logt een ouder in.
Kan de incasso via de omgeving lopen?
Niet in de bouwdag. Incasso vraagt een machtiging per lid, een vooraankondiging en de afhandeling van storneringen, en dat loopt via een betaaldienst. De omgeving toont op de bouwdag de status uit jullie huidige incassobestand; de incasso zelf is het traject erna.
Hoe zit het met de AVG en jeugdleden?
Toon per rol alleen wat nodig is, bewaar niet langer dan het lidmaatschap en de wet vragen, en laat bij minderjarigen een ouder de ingang zijn. Welke gegevens jullie mogen vragen en hoe lang jullie ze bewaren, is een vraag voor jullie privacybeleid; de omgeving voert het uit.
Wat als leden niet inloggen?
Dan levert de omgeving hen te weinig op. Contributiestatus en gegevens zijn een begin; inschrijven voor activiteiten, een ledenpas of een agenda zijn de reden om terug te komen. Meet in de eerste weken wie inlogt en waarom, en bouw dat verder uit.
